Ältere Rechnungen, neue Post und Lieferantenkontakte klären
Wenn ein Kollege ausscheidet und Rechnungen an seine Firmenadresse erhält, reicht „Wir leiten die Post weiter“ nicht. Klären Sie, wo die berechtigte Nachfolgeperson vorhandene Belege findet, wohin neue Nachrichten gehen und wer den Rechnungskontakt beim Lieferanten ändert.
Im fiktiven Beispiel erhält eine Kollegin die Hostingrechnungen der Firma. Die Septemberrechnung ist da; die Oktoberrechnung kommt erst nach ihrem Ausscheiden. Weiterleitung kann im Oktober helfen, sagt aber nichts darüber aus, wo die Nachfolgeperson das September-PDF öffnet. Solange der Lieferant die alte Adresse verwendet, hängt der Empfang von deren Fortbestand ab.
Notieren Sie Lieferanten, benötigten Zeitraum, bereits abgelegte und fehlende Belege. Besprechen Sie die Liste mit der Kollegin und der Administration im Rahmen des erlaubten Firmenzugriffs. Die Übergabe rechtfertigt weder Passwortweitergabe noch das Lesen privater Post.
Für jeden Lieferanten festhalten, was vorliegt und was fehlt
Der Mustervermerk betrifft einen Lieferanten. Übernehmen Sie die acht Felder für weitere Dienste oder als Tabellenspalten. Schreiben Sie statt „erledigt“ die konkrete Datei, den Ablageort und das Prüfergebnis auf. Offene Aufgaben bleiben sichtbar.
Musterübersicht zur Rechnungsübergabe herunterladen (.csv)
| Angabe | Mustervermerk für Hosting |
|---|---|
| Lieferant | Hosting der Firmenwebsite |
| Ältere Belege: Zeitraum und Ablageort | Januar–September; Firmenordner Belege / Hosting. Das September-PDF fehlt noch. |
| Berechtigte Nachfolgeperson | Kollegin, die die Belegvorbereitung übernimmt; Ordnerzugriff durch Administration bestätigen lassen. |
| Ziel für neue Rechnungen | Vereinbarte Firmenadresse für Rechnungen; Empfang noch nicht geprüft. |
| Person für die Kontaktänderung | Zur Verwaltung des Hosting-Kundenkontos berechtigte Person. |
| Postfachadministration | Microsoft-365-Administration der Firma; Lösung für ältere und neue Post noch zu bestätigen. |
| Fehlender Beleg | Septemberrechnung; Beschaffung mit der ausscheidenden Kollegin vereinbaren. |
| Prüfvermerk | Die Nachfolgeperson hat das August-PDF im Zielordner geöffnet. September und erster neuer Empfang sind noch offen. |
Der Administration das gewünschte Ergebnis nennen
Nennen Sie Postfachadresse, benötigte Belege, berechtigte Nachfolgeperson und vereinbarte Zieladresse. Die technische Lösung beurteilt die Administration. Bitten Sie um getrennte Bestätigung für den Zugriff auf ältere Nachrichten und den künftigen Empfang. Erfassen Sie auch abweichende Ablageorte.
Passen Sie die Nachricht an Ihre Firma an. Fügen Sie keine Passwörter oder vollständigen privaten Nachrichten ein. Die Belegliste können Sie separat beilegen.
Markieren Sie den Text, kopieren Sie ihn in eine E-Mail und ergänzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.
In Microsoft 365 betrifft die Weiterleitung neue Post
Microsoft unterscheidet Weiterleitung für neu eingehende Post und Umwandlung in ein freigegebenes Postfach, bei der vorhandene Nachrichten erhalten bleiben. Fragen Sie nach beidem. Weiterleitung allein bestätigt keinen Zugriff auf alte Anhänge.
Vor der Umwandlung muss eine Lizenz zugewiesen sein. Ein freigegebenes Postfach ohne Lizenz ist auf 50 GB begrenzt. Archiv, Aufbewahrungsanforderungen oder eine Hybridumgebung können eine andere Lösung erfordern. Es ist kein automatisch kostenloses Archiv für beliebige Datenmengen.
Die Administration braucht die entsprechenden Berechtigungen. Ein gewöhnliches freigegebenes Postfach benötigt sein zugehöriges Konto; für aus Compliance-Gründen aufbewahrte inaktive Postfächer gilt eine Ausnahme. Veranlassen Sie keine Kontolöschung nur wegen einer abgeschlossenen Umwandlung. Diese bestätigt auch nicht, dass der frühere Nutzer keinen Zugriff mehr hat. Klären Sie den vollständigen Entzug seiner Zugriffe separat.
Quelle zu diesem Abschnitt: Microsoft: Post weiterleiten und das Postfach ehemaliger Beschäftigter erhalten · Microsoft: Voraussetzungen für die Umwandlung in ein freigegebenes Postfach
Bei einem Export Ablage und Öffnen der Belege vereinbaren
Wenn die Administration einen Export vorschlägt, klären Sie Ablageort und Zugriff auf einzelne Rechnungen. Ein Archivname in der Übersicht beweist nicht, dass sich das benötigte PDF öffnen lässt. Prüfen Sie dies gemeinsam vor der geplanten Kontoänderung.
Laut Google löscht ein Download keine Daten auf den Servern; die Administration eines Arbeitskontos kann Downloads einschränken. Ein Export im Google Drive eines zur Löschung vorgesehenen Kontos ist kein verlässlicher endgültiger Ablageort. Bitten Sie um einen vereinbarten Ort, der nach der Änderung erreichbar bleibt.
Bei anderen Anbietern können Sie dieselben gewünschten Ergebnisse nennen. Lassen Sie deren Administration Möglichkeiten und Bedingungen bestätigen; übertragen Sie das Microsoft-365-Verfahren nicht auf andere Dienste.
Quelle zu diesem Abschnitt: Google: Daten herunterladen und Exportbeschränkungen
Die Rechnungsadresse beim Lieferanten ändern
Die zur Verwaltung des Kundenkontos berechtigte Person prüft die E-Mail-Adresse für Rechnungen und vereinbart deren Änderung. Kontaktadresse, Anmeldename und Rechnungsadresse können unterschiedliche Felder sein. Bei Unklarheiten soll der Lieferant das Ziel künftiger Belege bestätigen.
Notieren Sie, wer die Änderung bearbeitet und ob sie bestätigt wurde. Eine vorübergehende Weiterleitung kann vereinbart bleiben. Sie beweist aber nicht, dass der Lieferant die alte Adresse nicht mehr verwendet.
Älteren Beleg und neue Nachricht getrennt prüfen
Die berechtigte Nachfolgeperson öffnet eine vereinbarte ältere Rechnung am Zielort mit ihrem eigenen Zugang. Notieren Sie Beleg und Datum. Damit ist der Zugriff auf diese Datei geprüft; die Vollständigkeit des Zeitraums prüfen Sie separat anhand der Rechnungsliste.
Prüfen Sie den künftigen Empfang anhand einer echten neuen Nachricht oder eines mit der Administration vereinbarten Tests. Notieren Sie Nachricht, Zieladresse und Datum. Steht der Empfang noch aus, bleibt der Punkt offen; benennen Sie die Person für die Kontrolle.
Beim Hostingbeispiel reicht das geöffnete August-PDF nicht. September, Rechnungskontakt und nächste Zustellung bleiben zu klären. Übergeben Sie der Buchhaltung die Belege mit einem genauen Vermerk zu fehlenden Unterlagen und zuständigen Personen. So ist später erkennbar, ob eine Datei, ein Zugang oder eine Lieferantenantwort fehlt.