Vyřešte starší faktury, novou poštu i kontakt u dodavatele
Když kolega odchází a dodavatelé posílají faktury na jeho firemní e-mail, dohoda „poštu přesměrujeme“ nestačí. Potřebujete vědět, odkud oprávněný nástupce získá dosavadní doklady a kam budou chodit nové. Zároveň domluvte, kdo změní fakturační kontakt u dodavatele.
V modelovém příkladu má kolegyně ve schránce faktury za firemní hosting. Zářijová už přišla, říjnová dorazí až po jejím odchodu. Přesměrování může pomoci s říjnovou zprávou, ale neříká, kde nástupce otevře zářijové PDF. Dokud dodavatel používá starou adresu, další doručování stále závisí na tom, co se s ní stane.
Začněte seznamem dodavatelů, jejichž doklady ve schránce hledáte. U každého si poznamenejte potřebné období, co už máte ve firemním úložišti a co ještě chybí. Projděte tyto údaje s kolegou a správcem v rámci povoleného firemního přístupu. Převzetí dokladů není důvod sdílet heslo ani procházet soukromou poštu.
Ke každému dodavateli zapište, co je připravené a co zbývá
Následující modelový záznam patří k jednomu dodavateli. Stejných osm položek můžete zkopírovat pro další služby nebo použít jako sloupce tabulky. Místo obecného „hotovo“ uveďte konkrétní soubor, místo a ověření; rozpracované věci nechte viditelně otevřené.
Stáhnout modelový přehled k předání faktur (.csv)
| Údaj | Modelový záznam pro hosting |
|---|---|
| Dodavatel | Hosting firemního webu |
| Starší doklady: období a umístění | Leden–září; firemní složka Doklady / Hosting. Zářijové PDF je třeba doplnit. |
| Oprávněný nástupce | Kolegyně, která přebírá přípravu dokladů; přístup ke složce má potvrdit správce. |
| Kam mají chodit nové faktury | Dohodnutá firemní adresa pro fakturaci; doručování ještě není ověřené. |
| Kdo změní kontakt u dodavatele | Člověk oprávněný spravovat zákaznický účet hostingu. |
| Správce schránky | Firemní správce Microsoft 365; řešení historie a další pošty má teprve potvrdit. |
| Chybějící doklad | Zářijová faktura; doplnění domluvit s odcházející kolegyní. |
| Záznam ověření | Nástupce otevřel srpnové PDF z cílové složky. Září a první nové doručení zbývají. |
Správci pošlete požadovaný výsledek
Správci pošlete adresu schránky, rozsah potřebných dokladů, jméno nebo roli oprávněného nástupce a dohodnutou cílovou adresu. Nemusíte mu předem určovat technické řešení. Požádejte ho, aby zvlášť potvrdil zachování historie a způsob dalšího doručování. Pokud některé faktury zůstanou jinde než ostatní, doplňte toto místo do přehledu.
Tuto zprávu upravte podle své firmy. Do zadání nevkládejte hesla ani celé soukromé zprávy. Seznam potřebných dokladů můžete přiložit odděleně.
Označte text, zkopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých závorkách.
V Microsoft 365 přesměrování řeší novou poštu
Microsoft u schránky bývalého zaměstnance rozlišuje dvě možnosti: přesměrování směruje novou příchozí poštu, zatímco převod na sdílenou schránku zachovává existující zprávy. Ptejte se proto správce na starší doklady i další doručování. Samotné přesměrování nepotvrzuje, že nástupce získá staré přílohy.
Převod na sdílenou schránku má podmínky. Microsoft vyžaduje před převodem přiřazenou licenci; sdílená schránka bez licence má limit 50 GB. Archiv, uchovávání dat či hybridní prostředí mohou vyžadovat jiné řešení. Sdílená schránka tedy není automaticky bezplatným archivem pro jakoukoli velikost pošty.
Řešení má posoudit správce s odpovídajícím oprávněním. Běžná sdílená schránka potřebuje přidružený účet; pro neaktivní schránky uchovávané kvůli požadavkům na zachování dat platí výjimka. Nezadávejte tedy odstranění účtu jen proto, že převod schránky už proběhl. Samotný převod také nepotvrzuje odebrání přístupu bývalému uživateli. Celé ukončení jeho přístupů řešte se správcem samostatně.
Zdroj k této části: Microsoft: přesměrování pošty a zachování schránky bývalého zaměstnance · Microsoft: podmínky převodu na sdílenou schránku
U exportu domluvte uložení i otevření dokladů
Pokud správce navrhne export, domluvte, kde bude uložený a jak z něj oprávněný nástupce získá jednotlivé faktury. Název archivního souboru v přehledu ještě neříká, zda někdo dokáže otevřít potřebné PDF. Ověřte to společně před zamýšlenou změnou účtu.
Google u exportu dat uvádí, že stažení nesmaže data na jeho serverech a že správce pracovního účtu může stahování omezit. Pokud je export uložený na Google Drivu účtu určeného ke smazání, nespoléhejte na toto místo jako na konečné úložiště. Požádejte správce o uložení do dohodnutého místa, které zůstane dostupné i po změně účtu.
U jiného poskytovatele použijte stejné zadání na zachování dokladů a budoucí doručování. Konkrétní možnosti a jejich podmínky si nechte potvrdit jeho správcem; postup z Microsoft 365 na jinou službu nepřenášejte.
Zdroj k této části: Google: stažení dat a omezení exportu
U dodavatele změňte adresu pro zasílání faktur
Člověk oprávněný spravovat zákaznický účet dodavatele má ověřit adresu pro zasílání faktur a domluvit její změnu. Kontaktní e-mail, přihlašovací jméno a adresa pro fakturaci nemusí být stejná položka. Pokud se v účtu nelze zorientovat, požádejte dodavatele o potvrzení, kam bude posílat další doklady.
Do přehledu zapište, kdo změnu řeší a zda ji dodavatel potvrdil. Dočasné přesměrování může zůstat součástí dohody se správcem, ale samo vám neřekne, že dodavatel přestal používat adresu odcházejícího kolegy.
Předání ověřte na starším dokladu a nové zprávě zvlášť
Oprávněný nástupce nejprve otevře dohodnutou starší fakturu z cílového místa pod svým přístupem. Do přehledu zapište, který doklad otevřel a kdy. Tím ověříte použitelný přístup k tomuto dokumentu; úplnost potřebného období posoudíte samostatným porovnáním seznamu faktur.
Další doručování ověřte zvlášť na skutečné nové zprávě nebo testu domluveném se správcem. Zapište, která zpráva přišla na dohodnutou adresu a kdy. Pokud na ni teprve čekáte, nechte tuto položku otevřenou a určete člověka, který ji zkontroluje.
U modelového hostingu tedy nestačí otevřená srpnová faktura. Zbývá doplnit září, potvrdit fakturační kontakt u hostingu a ověřit další zprávu na dohodnuté adrese. Účetní pak můžete předat uložené doklady s přesnou poznámkou, co ještě chybí a kdo to řeší. Při příštím předání bude jasné, zda se čeká na soubor, přístup, nebo odpověď dodavatele.