Håndter eldre fakturaer, ny post og leverandørkontakten
Når en kollega slutter og mottar fakturaer på jobbadressen, er «vi videresender posten» ikke nok. Avklar hvor den autoriserte etterfølgeren finner eldre bilag, hvor nye meldinger kommer, og hvem som endrer fakturakontakten hos leverandøren.
I dette fiktive eksemplet mottar en kollega fakturaer for bedriftens webhotell. Septemberfakturaen har kommet; oktoberfakturaen kommer etter at hun slutter. Videresending kan hjelpe med oktober, men sier ikke hvor etterfølgeren åpner september-PDF-en. Så lenge leverandøren bruker den gamle adressen, avhenger levering av hva som skjer med den.
List opp leverandører, nødvendig periode, bilag i bedriftens lagring og manglende fakturaer. Gå gjennom dette med kollegaen og administratoren innenfor tillatt jobbtilgang. Overleveringen gir ingen grunn til å dele passord eller lese privat post.
Noter hva som er klart og hva som gjenstår per leverandør
Eksemplet gjelder én leverandør. Kopier de åtte feltene for andre tjenester eller bruk dem som tabellkolonner. Skriv fil, plassering og kontrollresultat i stedet for «ferdig». La uferdige oppgaver stå åpne.
Last ned eksempel på overleveringsoversikt for fakturaer (.csv)
| Felt | Eksempel for webhotell |
|---|---|
| Leverandør | Webhotell for bedriftens nettsted |
| Eldre bilag: periode og plassering | Januar–september; bedriftsmappe Bilag / Webhotell. September-PDF må legges til. |
| Autorisert etterfølger | Kollega som overtar bilagsklargjøringen; administratoren skal bekrefte mappetilgang. |
| Mål for nye fakturaer | Avtalt bedriftsadresse for fakturaer; levering er ikke kontrollert. |
| Person som endrer leverandørkontakten | Person autorisert til å administrere webhotellets kundekonto. |
| Postboksadministrator | Bedriftens Microsoft 365-administrator; historisk og fremtidig post må fortsatt bekreftes. |
| Manglende bilag | Septemberfaktura; avtal henting med kollegaen som slutter. |
| Kontrollnotat | Etterfølgeren åpnet august-PDF-en fra målmappen. September og første nye levering gjenstår. |
Fortell administratoren hvilket resultat du trenger
Oppgi e-postkasse, nødvendige bilag, autorisert etterfølger og avtalt måladresse. La administratoren vurdere teknikken. Be om separate bekreftelser på historisk tilgang og fremtidig levering. Noter også hvor bilag som lagres andre steder, finnes.
Tilpass meldingen til bedriften. Ikke ta med passord eller hele private meldinger. Bilagslisten kan legges ved separat.
Velg teksten, kopier den inn i en e-post og fyll inn detaljene i hakeparenteser.
I Microsoft 365 gjelder videresending ny post
Microsoft skiller mellom videresending av ny innkommende post og konvertering til delt postboks, som bevarer eksisterende meldinger. Spør om begge deler. Videresending alene bekrefter ikke tilgang til gamle vedlegg.
En lisens må være tildelt før konverteringen. En delt postboks uten lisens har en grense på 50 GB; arkiv, krav til bevaring eller et hybridmiljø kan kreve en annen løsning. Den er ikke automatisk et gratis arkiv for enhver mengde post.
En administrator med riktige tillatelser må vurdere vilkårene. En vanlig delt postboks trenger den tilknyttede kontoen; inaktive postbokser bevart av etterlevelsesgrunner er et unntak. Ikke be om kontosletting bare fordi konverteringen er ferdig. Konverteringen bekrefter heller ikke at den tidligere brukerens tilgang er fjernet; håndter avslutning av alle tilganger separat.
Kilde for denne delen: Microsoft: videresende post og bevare en tidligere ansatts postboks · Microsoft: vilkår for konvertering til delt postboks
Ved eksport: avtal lagring og åpning av fakturaene
Hvis administratoren foreslår eksport, avtal hvor den skal lagres og hvordan etterfølgeren henter hver faktura. Et arkivnavn beviser ikke at en nødvendig PDF kan åpnes. Kontroller dette sammen før den planlagte kontoendringen.
Google opplyser at nedlasting ikke sletter data fra serverne, og at administratoren for en jobbkonto kan begrense nedlastinger. Ikke bruk en eksport på Google Drive til en konto som skal slettes, som endelig lagring. Be om et avtalt sted som fortsatt er tilgjengelig etter endringen.
Hos en annen e-postleverandør ber du om samme resultat: bevarte bilag og fremtidig levering. La deres administrator bekrefte muligheter og vilkår; ikke overfør Microsoft 365-fremgangsmåten til andre tjenester.
Kilde for denne delen: Google: laste ned data og begrensninger for eksport
Endre leverandørens adresse for fakturautsending
Den som er autorisert til å administrere kundekontoen, kontrollerer fakturaadressen og avtaler endringen. Kontaktadresse, brukernavn og fakturaadresse kan være ulike felt. Be leverandøren bekrefte hvor fremtidige bilag sendes hvis innstillingene er uklare.
Noter hvem som følger opp endringen, og om leverandøren har bekreftet den. Midlertidig videresending kan fortsatt være avtalt, men beviser ikke at leverandøren har sluttet å bruke den gamle adressen.
Kontroller et eldre bilag og en ny melding hver for seg
Den autoriserte etterfølgeren åpner en avtalt eldre faktura på målstedet med sin egen tilgang. Noter bilag og dato. Dette bekrefter tilgang til den filen; kontroller periodens fullstendighet separat mot fakturalisten.
Kontroller fremtidig levering med en faktisk ny melding eller en test avtalt med administratoren. Noter melding, adresse og dato. Venter dere fortsatt, la punktet stå åpent og angi hvem som kontrollerer det.
I webhotelleksemplet holder det ikke å åpne augustfakturaen. September, fakturakontakt og neste levering gjenstår. Gi regnskapsføreren bilagene med en presis merknad om hva som mangler og hvem som følger det opp. Ved neste overlevering er det klart om dere venter på en fil, tilgang eller svar fra leverandøren.