Traitez les anciennes factures, les nouveaux messages et le contact fournisseur
Quand un collègue quitte l’entreprise et reçoit les factures sur son adresse professionnelle, « on transférera les e-mails » ne suffit pas. Précisez où la personne habilitée à reprendre les dossiers trouvera les anciens documents, où arriveront les prochains messages et qui modifiera le contact de facturation.
Dans cet exemple fictif, une collègue reçoit les factures d’hébergement du site de l’entreprise. Celle de septembre est arrivée ; celle d’octobre arrivera après son départ. Le transfert peut aider pour octobre, mais ne dit pas où ouvrir le PDF de septembre. Tant que le fournisseur utilise l’ancienne adresse, l’envoi dépend de ce qu’elle deviendra.
Listez les fournisseurs, la période nécessaire, les pièces déjà conservées dans l’entreprise et les factures manquantes. Faites le point avec la collègue et l’administrateur dans le cadre des accès autorisés. Une passation ne justifie ni le partage d’un mot de passe ni la consultation de messages privés.
Notez ce qui est prêt et ce qui reste à faire pour chaque fournisseur
L’exemple ci-dessous concerne un fournisseur. Reprenez les huit champs pour d’autres services ou comme colonnes d’un tableau. À la place de « terminé », indiquez le fichier, son emplacement et la vérification effectuée. Gardez les points non résolus visibles.
Télécharger l’exemple de tableau de passation des factures (.csv)
| Champ | Exemple pour l’hébergement |
|---|---|
| Fournisseur | Hébergement du site de l’entreprise |
| Anciens documents : période et emplacement | Janvier–septembre ; dossier de l’entreprise Documents / Hébergement. PDF de septembre à ajouter. |
| Personne habilitée à reprendre les dossiers | Collègue reprenant la préparation des pièces ; accès au dossier à confirmer par l’administrateur. |
| Destination des nouvelles factures | Adresse professionnelle de facturation convenue ; réception non vérifiée. |
| Personne modifiant le contact fournisseur | Personne autorisée à gérer le compte client de l’hébergeur. |
| Administrateur de la boîte mail | Administrateur Microsoft 365 de l’entreprise ; solution pour l’historique et les nouveaux messages à confirmer. |
| Document manquant | Facture de septembre ; récupération à convenir avec la collègue sur le départ. |
| Trace de vérification | La personne qui reprend les dossiers a ouvert le PDF d’août dans le dossier cible. Septembre et le premier nouvel envoi restent à vérifier. |
Expliquez à l’administrateur le résultat attendu
Donnez l’adresse de la boîte mail, les documents recherchés, la personne habilitée à les reprendre et l’adresse de destination convenue. Laissez l’administrateur choisir la solution technique. Demandez deux confirmations distinctes : accès à l’historique et réception future. Notez tout emplacement différent pour certaines factures.
Adaptez ce message à votre entreprise. N’y mettez aucun mot de passe ni message privé complet. La liste des documents peut être jointe séparément.
Sélectionnez le texte, copiez-le dans un e-mail et complétez les informations entre crochets.
Dans Microsoft 365, le transfert concerne les nouveaux messages
Microsoft distingue le transfert des nouveaux e-mails entrants de la conversion en boîte aux lettres partagée, qui conserve les messages existants. Interrogez l’administrateur sur les deux. Le transfert seul ne confirme pas l’accès aux anciennes pièces jointes.
Une licence doit être attribuée avant la conversion. Une boîte partagée sans licence est limitée à 50 Go ; l’archivage, la conservation des données ou un environnement hybride peuvent nécessiter une autre solution. Ce n’est pas automatiquement une archive gratuite de taille illimitée.
Un administrateur disposant des autorisations nécessaires doit évaluer ces conditions. Une boîte partagée ordinaire nécessite son compte associé ; les boîtes inactives conservées pour des exigences de conformité font exception. Ne demandez pas la suppression du compte au seul motif que la conversion est faite. Celle-ci ne confirme pas non plus le retrait de l’accès de l’ancien utilisateur : traitez séparément la fermeture de ses accès.
Source de cette section : Microsoft : transférer les messages et conserver la boîte d’un ancien salarié · Microsoft : conditions de conversion en boîte aux lettres partagée
Pour un export, convenez du stockage et de l’ouverture des documents
Si l’administrateur propose un export, précisez où il sera stocké et comment la personne habilitée récupérera chaque facture. Un nom d’archive ne prouve pas que le PDF nécessaire s’ouvre. Vérifiez-le ensemble avant la modification prévue du compte.
Google indique que télécharger les données ne les supprime pas de ses serveurs et qu’un administrateur de compte professionnel peut limiter les téléchargements. Un export sur le Google Drive d’un compte destiné à être supprimé ne doit pas servir de stockage définitif. Demandez un emplacement convenu qui restera accessible après la modification.
Pour un autre fournisseur de messagerie, demandez les mêmes résultats : conservation des pièces et réception future. Faites confirmer les options et conditions par son administrateur ; ne transposez pas la procédure Microsoft 365 à un autre service.
Source de cette section : Google : téléchargement des données et restrictions d’export
Mettez à jour l’adresse d’envoi des factures chez le fournisseur
La personne autorisée à gérer le compte client vérifie l’adresse d’envoi des factures et organise sa modification. E-mail de contact, identifiant et adresse de facturation peuvent être des champs différents. Si le paramétrage n’est pas clair, demandez au fournisseur de confirmer la destination des prochaines pièces.
Notez qui s’en occupe et si le fournisseur a confirmé la modification. Un transfert temporaire peut rester prévu avec l’administrateur, sans prouver que le fournisseur a cessé d’utiliser l’ancienne adresse.
Vérifiez séparément une ancienne facture et un nouveau message
La personne habilitée ouvre une ancienne facture convenue depuis l’emplacement de destination avec son propre accès. Notez le document et la date. Cela vérifie l’accès à ce fichier ; contrôlez séparément que la période est complète à partir de la liste des factures.
Vérifiez la réception future avec un vrai nouveau message ou un test convenu avec l’administrateur. Notez le message, l’adresse et la date. Si vous l’attendez encore, laissez le point ouvert et désignez la personne qui le contrôlera.
Dans l’exemple de l’hébergement, ouvrir le PDF d’août ne suffit pas. Il reste septembre, le contact de facturation et le prochain envoi. Transmettez les documents au comptable avec une note précise sur les pièces manquantes et les personnes chargées de les obtenir. La prochaine passation indiquera si l’on attend un fichier, un accès ou une réponse du fournisseur.