Ratkaise vanhat laskut, uudet viestit ja toimittajan yhteystiedot
Kun kollega lähtee ja laskut tulevat hänen työosoitteeseensa, ”välitämme postin” ei riitä. Selvitä, mistä valtuutettu seuraaja saa vanhat tositteet, mihin uudet viestit tulevat ja kuka muuttaa toimittajan laskutusyhteystiedon.
Tässä kuvitteellisessa esimerkissä kollega saa yrityksen verkkosivujen hostinglaskut. Syyskuun lasku on tullut; lokakuun lasku tulee lähdön jälkeen. Edelleenlähetys voi auttaa lokakuussa, mutta ei kerro, mistä syyskuun PDF avataan. Niin kauan kuin toimittaja käyttää vanhaa osoitetta, toimitus riippuu sen kohtalosta.
Listaa toimittajat, tarvittava ajanjakso, yrityksen tallennustilassa olevat tositteet ja puuttuvat laskut. Käy tiedot läpi kollegan ja ylläpitäjän kanssa sallittujen työasioiden käyttöoikeuksien puitteissa. Luovutus ei oikeuta jakamaan salasanaa tai lukemaan yksityisiä viestejä.
Kirjaa jokaisesta toimittajasta valmiit ja avoimet asiat
Esimerkkimerkintä koskee yhtä toimittajaa. Kopioi kahdeksan kenttää muille palveluille tai käytä niitä taulukon sarakkeina. Kirjaa ”valmis”-merkinnän sijaan tiedosto, sijainti ja tarkistuksen tulos. Jätä keskeneräiset tehtävät näkyvästi avoimiksi.
Lataa laskujen luovutustaulukon esimerkki (.csv)
| Tieto | Hostingpalvelun esimerkkimerkintä |
|---|---|
| Toimittaja | Yrityksen verkkosivujen hosting |
| Vanhat tositteet: ajanjakso ja sijainti | Tammi–syyskuu; yrityksen kansio Tositteet / Hosting. Syyskuun PDF puuttuu. |
| Valtuutettu seuraaja | Tositteiden valmistelun ottava kollega; ylläpitäjän tulee vahvistaa kansion käyttöoikeus. |
| Uusien laskujen kohde | Sovittu yrityksen laskutussähköposti; toimitusta ei ole tarkistettu. |
| Toimittajan yhteystiedon muuttaja | Hostingpalvelun asiakastilin hallintaan valtuutettu henkilö. |
| Postilaatikon ylläpitäjä | Yrityksen Microsoft 365 -ylläpitäjä; vanhan ja tulevan postin ratkaisu vahvistamatta. |
| Puuttuva tosite | Syyskuun lasku; sovi hakemisesta lähtevän kollegan kanssa. |
| Tarkistusmerkintä | Seuraaja avasi elokuun PDF:n kohdekansiosta. Syyskuu ja ensimmäinen uusi toimitus ovat avoinna. |
Kerro ylläpitäjälle tarvittava lopputulos
Anna sähköpostiosoite, tarvittavat tositteet, valtuutettu seuraaja ja sovittu kohdeosoite. Jätä teknisen ratkaisun arviointi ylläpitäjälle. Pyydä erillinen vahvistus vanhojen viestien saatavuudesta ja tulevasta toimituksesta. Kirjaa myös muualla säilytettävien laskujen sijainti.
Muokkaa viesti yrityksellesi sopivaksi. Älä lisää salasanoja tai kokonaisia yksityisiä viestejä. Tositelistan voi liittää erikseen.
Valitse teksti, kopioi se sähköpostiin ja täytä tiedot hakasulkeisiin.
Microsoft 365:ssä edelleenlähetys koskee uusia viestejä
Microsoft erottaa uusien saapuvien viestien edelleenlähetyksen ja muuntamisen jaetuksi postilaatikoksi, joka säilyttää olemassa olevat viestit. Kysy molemmista. Pelkkä edelleenlähetys ei vahvista vanhojen liitteiden käyttöoikeutta.
Ennen muuntamista postilaatikolla on oltava lisenssi. Ilman lisenssiä jaetun postilaatikon raja on 50 Gt; arkisto, tietojen säilytysvaatimukset tai hybridiympäristö voivat edellyttää muuta ratkaisua. Se ei automaattisesti ole ilmainen arkisto mille tahansa viestimäärälle.
Ehdot arvioi ylläpitäjä, jolla on tarvittavat oikeudet. Tavallinen jaettu postilaatikko tarvitsee siihen liittyvän tilin; vaatimustenmukaisuuden vuoksi säilytettävät passiiviset postilaatikot ovat poikkeus. Älä pyydä tilin poistamista vain siksi, että muuntaminen on valmis. Muuntaminen ei myöskään vahvista entisen käyttäjän käyttöoikeuden poistamista; sovi kaikkien oikeuksien päättämisestä erikseen.
Tämän osion lähde: Microsoft: postin edelleenlähetys ja entisen työntekijän postilaatikon säilyttäminen · Microsoft: jaetuksi postilaatikoksi muuntamisen ehdot
Sovi viennin tallennuksesta ja laskujen avaamisesta
Jos ylläpitäjä ehdottaa tietojen vientiä, sovi tallennuspaikka ja tapa hakea yksittäiset laskut. Arkiston nimi ei osoita, että tarvittava PDF voidaan avata. Tarkistakaa tämä yhdessä ennen suunniteltua tilimuutosta.
Google kertoo, ettei tietojen lataaminen poista niitä palvelimilta ja että työtilin ylläpitäjä voi rajoittaa latauksia. Poistettavan tilin Google Driveen tallennettu vienti ei ole lopullinen säilytyspaikka. Pyydä sovittu paikka, joka pysyy käytettävissä muutoksen jälkeen.
Pyydä toiselta sähköpostipalvelulta samat lopputulokset: tositteiden säilyttäminen ja tuleva toimitus. Sen ylläpitäjän tulee vahvistaa vaihtoehdot ja ehdot; älä sovella Microsoft 365:n menettelyä toiseen palveluun.
Tämän osion lähde: Google: tietojen lataaminen ja viennin rajoitukset
Muuta toimittajan laskujen toimitusosoite
Asiakastilin hallintaan valtuutettu henkilö tarkistaa laskuosoitteen ja sopii muutoksesta. Yhteyssähköposti, kirjautumistunnus ja laskutusosoite voivat olla eri kenttiä. Jos asetukset ovat epäselviä, pyydä toimittajaa vahvistamaan tulevien tositteiden kohde.
Kirjaa muutosta hoitava henkilö ja toimittajan vahvistus. Väliaikainen edelleenlähetys voi jäädä osaksi sopimusta, mutta ei todista, että toimittaja on lopettanut vanhan osoitteen käytön.
Tarkista vanha tosite ja uusi viesti erikseen
Valtuutettu seuraaja avaa sovitun vanhan laskun kohdepaikasta omilla oikeuksillaan. Kirjaa tosite ja päivämäärä. Tämä vahvistaa kyseisen tiedoston käytettävyyden; tarkista ajanjakson täydellisyys erikseen laskulistan avulla.
Tarkista tuleva toimitus aidolla uudella viestillä tai ylläpitäjän kanssa sovitulla testillä. Kirjaa viesti, osoite ja päivämäärä. Jos viestiä odotetaan, jätä tehtävä avoimeksi ja nimeä tarkistaja.
Hostingesimerkissä elokuun PDF:n avaaminen ei riitä. Syyskuu, laskutusyhteystieto ja seuraava toimitus ovat vielä avoinna. Anna kirjanpitäjälle tositteet ja täsmällinen merkintä puutteista sekä niitä hoitavista henkilöistä. Seuraavassa luovutuksessa selviää, odotetaanko tiedostoa, käyttöoikeutta vai toimittajan vastausta.