Resuelve las facturas anteriores, el correo nuevo y el contacto del proveedor
Si un compañero deja la empresa y recibe las facturas en su correo de trabajo, «reenviaremos los mensajes» no basta. Define dónde encontrará los documentos anteriores la persona autorizada que le sustituya, adónde llegarán los nuevos y quién cambiará el contacto de facturación.
En este ejemplo ficticio, una compañera recibe las facturas del alojamiento web. La de septiembre ya llegó; la de octubre llegará después de su salida. El reenvío puede ayudar con octubre, pero no indica dónde abrir el PDF de septiembre. Mientras el proveedor use la dirección antigua, la recepción dependerá de lo que ocurra con ella.
Haz una lista de proveedores, periodo necesario, documentos guardados en la empresa y facturas pendientes. Revísala con la compañera y el administrador dentro del acceso empresarial autorizado. El traspaso no justifica compartir contraseñas ni leer correo privado.
Anota qué está preparado y qué falta por proveedor
El registro de ejemplo corresponde a un proveedor. Copia sus ocho campos para otros servicios o úsalos como columnas. En lugar de «hecho», indica el archivo, su ubicación y la comprobación realizada. Mantén visibles las tareas pendientes.
Descargar el ejemplo de registro de traspaso de facturas (.csv)
| Dato | Ejemplo para el alojamiento web |
|---|---|
| Proveedor | Alojamiento de la web de la empresa |
| Documentos anteriores: periodo y ubicación | Enero–septiembre; carpeta empresarial Documentos / Alojamiento. Falta añadir el PDF de septiembre. |
| Persona autorizada que toma el relevo | Compañera que preparará los documentos; el administrador debe confirmar el acceso a la carpeta. |
| Destino de las nuevas facturas | Correo empresarial de facturación acordado; recepción aún no comprobada. |
| Persona que cambia el contacto del proveedor | Persona autorizada para gestionar la cuenta del alojamiento. |
| Administrador del buzón | Administrador de Microsoft 365 de la empresa; debe confirmar el historial y el correo futuro. |
| Documento pendiente | Factura de septiembre; acordar su recuperación con la compañera que se va. |
| Registro de comprobación | La persona que toma el relevo abrió el PDF de agosto en la carpeta de destino. Septiembre y el primer envío nuevo siguen pendientes. |
Explica al administrador el resultado que necesitas
Incluye la dirección del buzón, los documentos necesarios, la persona autorizada y el destino acordado. Deja que el administrador valore la solución técnica. Pide confirmación por separado del acceso al historial y de los próximos envíos. Anota dónde están las facturas guardadas en otro lugar.
Adapta el mensaje a tu empresa. No incluyas contraseñas ni mensajes privados completos. Puedes adjuntar la lista de documentos por separado.
Selecciona el texto, cópialo en un correo y completa los campos entre corchetes.
En Microsoft 365, el reenvío gestiona el correo nuevo
Microsoft distingue el reenvío de nuevos mensajes entrantes de la conversión en buzón compartido, que conserva los mensajes existentes. Pregunta por ambos. El reenvío por sí solo no confirma el acceso a los adjuntos antiguos.
Antes de convertir el buzón debe tener una licencia asignada. Un buzón compartido sin licencia tiene un límite de 50 GB; el archivo, la retención de datos o un entorno híbrido pueden requerir otra solución. No es automáticamente un archivo gratuito para cualquier volumen de correo.
Debe valorarlo un administrador con los permisos adecuados. Un buzón compartido ordinario necesita su cuenta asociada; los buzones inactivos conservados por requisitos de cumplimiento son una excepción. No pidas eliminar la cuenta solo porque la conversión haya terminado. La conversión tampoco confirma la retirada del acceso del antiguo usuario: trata por separado el cierre de todos sus accesos.
Fuente de esta sección: Microsoft: reenviar correo y conservar el buzón de un antiguo empleado · Microsoft: condiciones para convertir un buzón en compartido
Si hay una exportación, acuerda dónde guardarla y cómo abrir las facturas
Si el administrador propone exportar los datos, acuerda la ubicación y cómo recuperará cada factura la persona autorizada. El nombre de un archivo no demuestra que se pueda abrir el PDF necesario. Comprobadlo antes del cambio previsto en la cuenta.
Google indica que descargar los datos no los borra de sus servidores y que el administrador de una cuenta de trabajo puede restringir las descargas. No uses como almacenamiento definitivo una exportación en el Google Drive de una cuenta que se eliminará. Pide una ubicación acordada que siga disponible después del cambio.
Con otro proveedor, solicita igualmente conservar los documentos y organizar los próximos envíos. Su administrador debe confirmar las opciones y condiciones; no traslades el procedimiento de Microsoft 365 a otro servicio.
Fuente de esta sección: Google: descarga de datos y restricciones de exportación
Cambia la dirección de envío de facturas del proveedor
La persona autorizada para gestionar la cuenta del proveedor debe comprobar la dirección de las facturas y acordar su cambio. El correo de contacto, el nombre de usuario y la dirección de facturación pueden ser campos distintos. Si no está claro, pide al proveedor que confirme adónde enviará los próximos documentos.
Anota quién tramita el cambio y si el proveedor lo ha confirmado. Un reenvío temporal puede seguir acordado con el administrador, pero no demuestra que el proveedor haya dejado de usar la dirección antigua.
Comprueba por separado una factura anterior y un mensaje nuevo
La persona autorizada abre una factura anterior acordada desde el destino, con su propio acceso. Anota documento y fecha. Así compruebas el acceso a ese archivo; la integridad del periodo se comprueba aparte con la lista de facturas.
Comprueba la recepción futura con un mensaje nuevo real o una prueba acordada con el administrador. Anota mensaje, dirección y fecha. Si aún no llega, deja la tarea pendiente y designa a quien la comprobará.
En el ejemplo del alojamiento, abrir el PDF de agosto no basta. Faltan septiembre, el contacto de facturación y el próximo envío. Entrega los documentos a la asesoría con una nota precisa sobre lo que falta y quién lo gestiona. El próximo traspaso permitirá distinguir si se espera un archivo, un acceso o una respuesta del proveedor.