Gestisci vecchie fatture, nuova posta e contatti dei fornitori
Se un collega lascia l’azienda e riceve le fatture all’indirizzo di lavoro, «inoltreremo la posta» non basta. Stabilisci dove la persona autorizzata che subentra troverà i vecchi documenti, dove arriveranno i nuovi e chi cambierà il contatto di fatturazione.
Nell’esempio fittizio, una collega riceve le fatture dell’hosting aziendale. Quella di settembre è arrivata; quella di ottobre arriverà dopo la sua uscita. L’inoltro può aiutare per ottobre, ma non indica dove aprire il PDF di settembre. Finché il fornitore usa il vecchio indirizzo, la ricezione dipende da cosa ne sarà.
Elenca fornitori, periodo necessario, documenti già archiviati in azienda e fatture mancanti. Rivedi l’elenco con la collega e l’amministratore entro gli accessi aziendali consentiti. Il passaggio non giustifica la condivisione di password o la lettura di posta privata.
Annota cosa è pronto e cosa manca per ogni fornitore
Il modello riguarda un fornitore. Copia gli otto campi per altri servizi o usali come colonne di un foglio. Al posto di «fatto», indica file, posizione e verifica effettuata. Lascia visibili le attività aperte.
Scaricare il modello per il passaggio delle fatture (.csv)
| Campo | Esempio per l’hosting |
|---|---|
| Fornitore | Hosting del sito aziendale |
| Vecchi documenti: periodo e posizione | Gennaio–settembre; cartella aziendale Documenti / Hosting. PDF di settembre da aggiungere. |
| Persona autorizzata che subentra | Collega che preparerà i documenti; accesso alla cartella da confermare con l’amministratore. |
| Destinazione delle nuove fatture | Email aziendale di fatturazione concordata; ricezione non ancora verificata. |
| Persona che modifica il contatto del fornitore | Persona autorizzata a gestire l’account cliente dell’hosting. |
| Amministratore della casella | Amministratore Microsoft 365 aziendale; deve confermare la gestione dello storico e della nuova posta. |
| Documento mancante | Fattura di settembre; concordarne il recupero con la collega in uscita. |
| Registro della verifica | La persona subentrata ha aperto il PDF di agosto dalla cartella di destinazione. Settembre e il primo nuovo invio restano da verificare. |
Comunica all’amministratore il risultato necessario
Indica casella, documenti richiesti, persona autorizzata e destinazione concordata. Lascia all’amministratore la valutazione tecnica. Chiedi conferme separate per l’accesso allo storico e la ricezione futura. Registra anche le fatture conservate altrove e la loro posizione.
Adatta il messaggio alla tua azienda. Non inserire password o messaggi privati completi. Puoi allegare l’elenco dei documenti separatamente.
Seleziona il testo, copialo in un'e-mail e inserisci i dettagli tra parentesi quadre.
In Microsoft 365, l’inoltro gestisce la nuova posta
Microsoft distingue l’inoltro della nuova posta in arrivo dalla conversione in casella condivisa, che conserva i messaggi esistenti. Chiedi informazioni su entrambi. Il solo inoltro non conferma l’accesso ai vecchi allegati.
Prima della conversione deve essere assegnata una licenza. Una casella condivisa senza licenza ha un limite di 50 GB; archivio, conservazione dei dati o ambiente ibrido possono richiedere un’altra soluzione. Non è automaticamente un archivio gratuito per qualsiasi quantità di posta.
La valutazione spetta a un amministratore con i permessi appropriati. Una normale casella condivisa richiede l’account associato; le caselle inattive conservate per esigenze di conformità fanno eccezione. Non chiedere di eliminare l’account solo perché la conversione è conclusa. Questa non conferma nemmeno la revoca dell’accesso al precedente utente: gestisci separatamente con l’amministratore la chiusura di tutti i suoi accessi.
Fonte per questa sezione: Microsoft: inoltrare la posta e conservare la casella di un ex dipendente · Microsoft: condizioni per convertire una casella in condivisa
Per un’esportazione, concorda dove conservarla e come aprire le fatture
Se viene proposta un’esportazione, concorda la posizione e come la persona autorizzata recupererà le singole fatture. Il nome di un archivio non dimostra che il PDF necessario si apra. Verificatelo insieme prima della modifica prevista dell’account.
Google precisa che scaricare i dati non li elimina dai suoi server e che l’amministratore di un account di lavoro può limitare i download. Non considerare definitivo un archivio sul Google Drive di un account destinato all’eliminazione. Chiedi una posizione concordata che resti accessibile dopo la modifica.
Con altri fornitori di posta, richiedi gli stessi risultati: documenti conservati e ricezione futura. Fai confermare opzioni e condizioni dall’amministratore competente, senza trasferire la procedura Microsoft 365 ad altri servizi.
Fonte per questa sezione: Google: download dei dati e limiti all’esportazione
Aggiorna l’indirizzo di invio delle fatture presso il fornitore
La persona autorizzata a gestire l’account cliente verifica l’indirizzo per le fatture e ne concorda la modifica. Email di contatto, nome di accesso e indirizzo di fatturazione possono essere campi diversi. Se non è chiaro, chiedi al fornitore di confermare dove invierà i prossimi documenti.
Annota chi segue la modifica e se il fornitore l’ha confermata. Un inoltro temporaneo può rimanere concordato con l’amministratore, ma non dimostra che il fornitore abbia smesso di usare il vecchio indirizzo.
Verifica separatamente un vecchio documento e un nuovo messaggio
La persona autorizzata apre una vecchia fattura concordata dalla destinazione con il proprio accesso. Registra documento e data. Questo verifica l’accesso al file; controlla a parte la completezza del periodo confrontando l’elenco delle fatture.
Verifica la ricezione futura con un nuovo messaggio reale o una prova concordata con l’amministratore. Registra messaggio, indirizzo e data. Se sei ancora in attesa, lascia il punto aperto e indica chi lo controllerà.
Nell’esempio dell’hosting, aprire il PDF di agosto non basta. Restano settembre, il contatto di fatturazione e il prossimo invio. Consegna i documenti al commercialista con una nota precisa su ciò che manca e chi se ne occupa. Al prossimo passaggio sarà chiaro se si attende un file, un accesso o una risposta del fornitore.