Håndter ældre fakturaer, ny post og leverandørkontakten
Når en kollega stopper og får fakturaer på sin arbejdsadresse, er ”vi videresender posten” ikke nok. Afklar, hvor den autoriserede afløser finder ældre bilag, hvor nye beskeder kommer frem, og hvem der ændrer fakturakontakten hos leverandøren.
I dette fiktive eksempel får en kollega virksomhedens fakturaer for webhosting. Septemberfakturaen er kommet; oktoberfakturaen kommer efter hendes fratrædelse. Videresendelse kan hjælpe med oktober, men siger ikke, hvor september-PDF’en kan åbnes. Så længe leverandøren bruger den gamle adresse, afhænger leveringen af, hvad der sker med den.
Notér leverandører, nødvendig periode, bilag i virksomhedens lager og manglende fakturaer. Gennemgå det med kollegaen og administratoren inden for den tilladte arbejdsadgang. Overdragelsen giver ingen grund til at dele adgangskoder eller læse privat post.
Notér, hvad der er klart, og hvad der mangler for hver leverandør
Eksemplet gælder én leverandør. Kopiér de otte felter til andre tjenester, eller brug dem som tabelkolonner. Skriv fil, placering og kontrolresultat i stedet for ”færdig”. Lad uafsluttede opgaver stå åbne.
Hent eksempel på overdragelsesoversigt for fakturaer (.csv)
| Felt | Eksempel for hosting |
|---|---|
| Leverandør | Hosting af virksomhedens hjemmeside |
| Ældre bilag: periode og placering | Januar–september; virksomhedsmappe Bilag / Hosting. September-PDF skal tilføjes. |
| Autoriseret afløser | Kollega, der overtager bilagsklargøringen; administratoren skal bekræfte mappeadgang. |
| Destination for nye fakturaer | Aftalt virksomhedsadresse til fakturaer; levering er ikke kontrolleret. |
| Person, der ændrer leverandørkontakten | Person med tilladelse til at administrere hostingens kundekonto. |
| Postkasseadministrator | Virksomhedens Microsoft 365-administrator; historik og fremtidig post skal stadig bekræftes. |
| Manglende bilag | Septemberfaktura; aftal afhentning med kollegaen, der stopper. |
| Kontrolnotat | Afløseren åbnede august-PDF’en fra målmappen. September og første nye levering mangler stadig. |
Fortæl administratoren, hvilket resultat der er brug for
Angiv mailboks, nødvendige bilag, autoriseret afløser og aftalt destinationsadresse. Lad administratoren vurdere den tekniske løsning. Bed om separate bekræftelser på adgang til historikken og fremtidig levering. Notér også placeringen af bilag gemt andre steder.
Tilpas beskeden til virksomheden. Medtag ikke adgangskoder eller hele private beskeder. Bilagslisten kan vedhæftes separat.
Vælg teksten, kopier den til en e-mail og udfyld detaljerne i firkantede parenteser.
I Microsoft 365 vedrører videresendelse ny post
Microsoft skelner mellem videresendelse af nye indgående mails og konvertering til en delt postkasse, som bevarer eksisterende beskeder. Spørg til begge dele. Videresendelse alene bekræfter ikke adgang til gamle vedhæftninger.
En licens skal være tildelt før konverteringen. En delt postkasse uden licens har en grænse på 50 GB; arkiv, krav om opbevaring eller et hybridmiljø kan kræve en anden løsning. Den er ikke automatisk et gratis arkiv til enhver mængde post.
En administrator med de rette tilladelser skal vurdere betingelserne. En almindelig delt postkasse har brug for sin tilknyttede konto; inaktive postkasser bevaret af hensyn til overholdelse af krav er en undtagelse. Bed ikke om kontosletning, blot fordi konverteringen er færdig. Konverteringen bekræfter heller ikke, at den tidligere brugers adgang er fjernet; aftal afslutning af alle adgange separat.
Kilde til dette afsnit: Microsoft: videresende post og bevare en tidligere medarbejders postkasse · Microsoft: betingelser for konvertering til en delt postkasse
Ved eksport: aftal opbevaring og åbning af fakturaerne
Hvis administratoren foreslår eksport, aftal placering og hvordan afløseren henter de enkelte fakturaer. Et arkivnavn beviser ikke, at en nødvendig PDF kan åbnes. Kontrollér dette sammen før den planlagte kontoændring.
Google oplyser, at download ikke sletter data fra serverne, og at en arbejdskontos administrator kan begrænse download. Betragt ikke en eksport på Google Drive tilhørende en konto, der skal slettes, som endelig opbevaring. Bed om en aftalt placering, der stadig er tilgængelig efter ændringen.
Hos en anden mailudbyder kan du bede om samme resultat: bevarede bilag og fremtidig levering. Lad dennes administrator bekræfte muligheder og betingelser; overfør ikke Microsoft 365-fremgangsmåden til andre tjenester.
Kilde til dette afsnit: Google: download af data og eksportbegrænsninger
Ret leverandørens adresse til fakturaer
Den person, der må administrere kundekontoen, kontrollerer fakturaadressen og aftaler ændringen. Kontaktmail, brugernavn og fakturaadresse kan være forskellige felter. Bed leverandøren bekræfte, hvor fremtidige bilag sendes, hvis indstillingerne er uklare.
Notér, hvem der følger ændringen, og om leverandøren har bekræftet den. Midlertidig videresendelse kan fortsat være aftalt, men beviser ikke, at leverandøren er holdt op med at bruge den gamle adresse.
Kontrollér et ældre bilag og en ny besked hver for sig
Den autoriserede afløser åbner en aftalt ældre faktura fra destinationen med sin egen adgang. Notér bilag og dato. Det bekræfter adgang til den fil; kontrollér periodens fuldstændighed separat mod fakturalisten.
Kontrollér fremtidig levering med en rigtig ny besked eller en test aftalt med administratoren. Notér besked, adresse og dato. Venter I stadig, så lad punktet stå åbent, og angiv, hvem der kontrollerer det.
I hostingeksemplet er den åbnede augustfaktura ikke nok. September, fakturakontakten og næste levering mangler. Giv bogholderen bilagene med en præcis note om, hvad der mangler, og hvem der ordner det. Ved næste overdragelse er det klart, om I venter på en fil, adgang eller leverandørens svar.