Controleer in welk postvak je zoekt
Een fictief voorbeeld: je betaalde in april voor hosting en zoekt de factuur voor bedrijf Alfa. Controleer met welk e-mailadres de dienst is geregistreerd. Gebruik je meerdere Outlook-accounts, kies dan het juiste postvak en controleer het zoekbereik. Resultaten uit één map zeggen niets over documenten in andere mappen. Begin met de leverancier of de afzender van een oudere factuur.
Bron bij dit onderdeel: Microsoft: E-mail en personen zoeken in Outlook op het web
Voeg filters één voor één toe
Outlook op het web en de nieuwe Outlook bieden zoekopties voor afzender, datum en berichten met bijlagen. Namen en plaatsing verschillen per versie. Filter eerst op leverancier, dan op bijlagen en tot slot op periode. Voor de klassieke Outlook noemt Microsoft de zoekopdracht hasattachments:yes. Ga er niet van uit dat dit voor iedere versie dezelfde instructie is.
Neem bij een betaling in april ook maart mee. Het datumfilter gebruikt de ontvangstdatum van het bericht, niet de factuur- of betaaldatum. Verdwijnen de resultaten, verwijder dan de laatste voorwaarde. Alleen zoeken op factuur kan een bericht met het onderwerp facturatieoverzicht uitsluiten.
Bron bij dit onderdeel: Microsoft: Berichten met bijlagen vinden per Outlook-versieMicrosoft: E-mail en personen zoeken in Outlook op het web
Een bijlage is niet altijd de juiste factuur
Controleer bij een verwacht bericht van een bekende leverancier het document: hoort het bij Alfa, gaat het over de hosting en is het de actuele versie? Eén gesprek kan een bestelling, oorspronkelijke factuur en correctie bevatten. Bewaar het juiste bestand bij de documenten voor dat bedrijf en die overdracht. Open een verdachte bijlage niet alleen omdat deze in de zoekresultaten staat.
Geen bijlage ontvangen? Zoek op een andere plek
Verwijder het bijlagefilter en lees de berichten van de leverancier. Een melding kan verwijzen naar facturatie in je klantaccount. Open de bekende website van de dienst en download daar het document. Ontbreekt het ook in het portaal, vraag dan om een kopie met vermelding van aankoop en klant. Vertel je boekhouder welk document je nog zoekt; presenteer een betaalbevestiging niet als factuur.