Consignez d’abord l’écart
L’entreprise A a payé, B figure sur la facture et le collègue C a passé commande. N’attribuez pas le document à A sur le seul fondement du compte débité. Notez séparément les mentions de la facture, la preuve du paiement et les informations de commande. Elles ne déterminent pas encore l’acheteur juridique ni l’entreprise qui doit comptabiliser la dépense.
Indiquez expressément l’écart dans la fiche d’achat. Le comptable doit éclaircir les mentions des documents et les circonstances du paiement pour une autre entreprise. Une réponse ne règle pas forcément les deux questions.
Trois rôles, trois justificatifs
Identifiez l’entreprise ayant payé à partir du justificatif : de quel compte ou de quelle carte les fonds proviennent-ils ? Le nom du titulaire de la carte ne suffit pas à identifier une société. Si ce point reste incertain, précisez ce qui manque pour le vérifier.
Recopiez exactement le client indiqué sur l’original de la facture, avec tout identifiant disponible. Ne le remplacez pas par la société attendue. Identifiez la personne ayant organisé l’achat à partir de la commande ou de sa confirmation, en citant cette source. Le fait d’avoir passé commande ne prouve pas à lui seul qui elle représentait.
Gardez ces informations distinctes. La Commission européenne distingue numéro de facture, coordonnées du client et articles fournis pour les factures complètes de TVA ; les factures simplifiées ont d’autres mentions. Le guide GOV.UK pour les limited companies britanniques cite commandes et relevés bancaires comme des pièces différentes. Nous en retenons uniquement la distinction entre documents et informations, pas des règles comptables ni une appréciation de votre situation.
Une fiche d’achat remplie
Cet exemple est entièrement fictif : entreprises A et B, fournisseur D et collègue C sont inventés. Commande et facture désignent B, le compte de A a payé. La référence de commande relie les trois pièces sans résoudre l’écart entre les noms des entreprises.
| Rubrique | Exemple fictif |
|---|---|
| Dossier et fournisseur | N-17 ; fournisseur D ; un écran |
| Facture | F-204, émise le 12 octobre 2026 ; original : N-17/faktura-F-204.pdf |
| Client indiqué sur la facture | « Entreprise B » ; aucun autre identifiant renseigné dans cet exemple |
| Commande | OBJ-817 ; confirmation : N-17/objednavka-OBJ-817.pdf ; entreprise B indiquée |
| Personne ayant organisé l’achat | Collègue C ; confirmation du 13 octobre : N-17/potvrzeni-C.txt |
| Entreprise ayant payé | A selon le justificatif : N-17/platba-TX-531.pdf |
| Paiement | 13 octobre 2026 ; 6 000 CZK ; transaction TX-531 ; référence « OBJ-817 » |
| Liens et écart | Facture, confirmation de commande et paiement mentionnent OBJ-817. Les documents désignent B ; les fonds viennent du compte de A. |
| Usage déclaré | Selon C, écran pour le lieu de travail de B. Déclaration du collègue, pas conclusion comptable. |
| Information manquante et suivi | Le motif du paiement par A n’est pas confirmé. C interrogera le collègue ayant initié le paiement d’ici le 16 octobre et ajoutera sa réponse. |
| Réponse du comptable | Aucune pour le moment. Ajouter séparément date, réponse et pièces supplémentaires demandées. |
Les chemins sont de simples exemples de fichiers. Remplacez-les par vos liens ou noms de pièces jointes. Signalez les informations inconnues comme non vérifiées, sans les deviner pour terminer la fiche.
Copiez la colonne de gauche et adaptez celle de droite. Expliquez sur quel élément repose chaque rapprochement. Un montant identique ou un dirigeant commun ne suffit pas à confirmer qu’un paiement correspond à cette facture.
Quand le paiement n’a pas de référence
Modifions un seul élément : TX-531 ne comporte ni OBJ-817 ni autre lien avec la facture. Seuls le montant et une date proche correspondent. Écrivez : « Paiement potentiellement lié, rapprochement non confirmé. » Ne reprenez pas le lien confirmé de la première variante.
Demandez au collègue ayant initié le paiement une pièce ou une explication reliant cette transaction à la commande. Laissez le rapprochement ouvert et indiquez qui le recherche. Vous pouvez déjà transmettre les autres informations prouvées en signalant clairement le paiement non rapproché.
Posez deux questions distinctes
Pour le cas fictif dont la référence OBJ-817 est confirmée, adaptez le message ci-dessous. Ajustez les faits et le degré de certitude aux pièces réellement disponibles.
Pour N-17, je joins la facture originale F-204, la confirmation de commande OBJ-817, le justificatif TX-531 et le message de C. Facture et commande désignent l’entreprise B. Le paiement vient du compte de A ; les trois pièces partagent la référence OBJ-817. C a organisé l’achat et indique que l’écran est destiné au lieu de travail de B. Nous vérifions encore pourquoi A a payé. 1. Mentions des documents : de quoi avez-vous besoin pour éclaircir l’écart entre A, qui a payé, et B, client indiqué sur la facture et la commande ? Devons-nous vérifier les mentions auprès du fournisseur ou demander une correction, et avec quelles pièces ? 2. Financement : quelles autres informations vous faut-il pour examiner le paiement de A par rapport à B ? Les pièces disponibles et le motif non vérifié du paiement sont consignés séparément.
Si le lien manque, modifiez aussi le message : précisez que le rapprochement de TX-531 avec l’achat reste non confirmé, au lieu d’affirmer une référence commune. Le comptable ne répondra ainsi pas à une question fondée sur une supposition.
Ajoutez la réponse, conservez les originaux
Laissez le dossier parmi les points à éclaircir jusqu’aux réponses nécessaires. Ne modifiez pas les PDF originaux. Si le fournisseur émet un document corrigé après clarification, conservez les deux fichiers et expliquez leur relation. Ajoutez séparément la date et la réponse du comptable, sans les confondre avec les mentions originales.
Le résultat est un écart documenté et une demande précise. La fiche ne décide ni de l’entreprise qui comptabilisera la dépense, ni d’une récupération de TVA, ni d’un remboursement, prêt ou autre règlement entre sociétés. Ces conclusions restent ouvertes à l’examen du cas réel.