Anote primero la discrepancia
La empresa A pagó, la factura indica B y el compañero C gestionó el pedido. No asigne el documento a A solo por la cuenta utilizada. Registre por separado lo que dice la factura, lo que acredita el pago y lo que sabe del pedido. Todavía no deduzca quién es el comprador legal ni qué empresa debe contabilizar el gasto.
Señale expresamente la discrepancia en la ficha. Su asesor debe aclarar los datos documentales y las circunstancias de pagar por otra sociedad. Resolver una cuestión no resuelve necesariamente la otra.
Tres funciones, tres pruebas
Identifique a la empresa que pagó a partir del justificante: ¿de qué cuenta o tarjeta salieron los fondos? No convierta el nombre del titular de la tarjeta en una razón social sin más pruebas. Si no está claro quién pagó, indique qué falta para comprobarlo.
Copie exactamente el cliente de la factura original, incluido cualquier identificador disponible. No lo sustituya por la empresa esperada. Identifique a quien gestionó la compra mediante el pedido o su confirmación y cite esa fuente. Tramitar el pedido no demuestra por sí solo a quién representaba esa persona.
Mantenga las informaciones separadas. El resumen de la Comisión Europea sobre facturas completas a efectos del IVA distingue número, datos del cliente y artículos suministrados; las facturas simplificadas tienen otros campos. GOV.UK enumera pedidos y extractos bancarios como documentos distintos para las limited companies británicas. Aquí solo se utiliza esa distinción documental, no sus obligaciones legales ni reglas para contabilizar su caso.
Una ficha de compra cumplimentada
El ejemplo es enteramente ficticio: empresas A y B, proveedor D y compañero C son inventados. Pedido y factura indican B; el pago procede de A. La referencia del pedido conecta los tres justificantes, pero no resuelve la diferencia entre las sociedades.
| Dato | Registro ficticio |
|---|---|
| Caso y proveedor | N-17; proveedor D; un monitor |
| Factura | F-204, emitida el 12 de octubre de 2026; original: N-17/faktura-F-204.pdf |
| Cliente en la factura | «Empresa B»; sin otro identificador en este ejemplo |
| Pedido | OBJ-817; confirmación: N-17/objednavka-OBJ-817.pdf; figura la empresa B |
| Quién gestionó la compra | Compañero C; confirmación del 13 de octubre: N-17/potvrzeni-C.txt |
| Quién pagó | Empresa A según el justificante: N-17/platba-TX-531.pdf |
| Pago | 13 de octubre de 2026; 6 000 CZK; transacción TX-531; concepto «OBJ-817» |
| Vínculos y discrepancia | Factura, confirmación y pago incluyen OBJ-817. Factura y pedido indican B; el dinero salió de A. |
| Uso declarado | Según C, monitor para el lugar de trabajo de B. Declaración del compañero, no conclusión contable. |
| Información pendiente y responsable | El motivo del pago por A no está confirmado. C preguntará al compañero que lo ordenó antes del 16 de octubre y añadirá su respuesta. |
| Respuesta del asesor | Todavía ninguna. Añadir por separado fecha, respuesta y otros justificantes solicitados. |
Las rutas son referencias ficticias a archivos. Sustitúyalas por enlaces reales o nombres de adjuntos. Marque lo desconocido como no verificado; no lo estime para que la ficha parezca completa.
Copie la columna izquierda y adapte la derecha a su compra. Explique la prueba que respalda cada vínculo. Un importe idéntico o un administrador común no confirman por sí solos que el pago corresponda a la factura.
Cuando el pago no tiene referencia
Cambie un único dato: TX-531 no incluye OBJ-817 ni otra conexión con la factura. Solo coinciden el importe y una fecha próxima. Escriba: «Pago posiblemente relacionado; vínculo aún no confirmado». No traslade la conexión confirmada de la variante anterior.
Pida al compañero que ordenó el pago una prueba o explicación que conecte esa transacción con el pedido. Mantenga el vínculo pendiente e indique quién lo investiga. Puede enviar ya los demás datos acreditados si identifica claramente el pago sin asignar.
Plantee dos preguntas por separado
Para el caso ficticio con la referencia OBJ-817 confirmada puede adaptar este mensaje. Ajuste datos y grado de certeza a los justificantes de su propia compra.
Para N-17 adjunto la factura original F-204, la confirmación OBJ-817, el justificante TX-531 y el mensaje de C. Factura y pedido indican la empresa B. El pago salió de la cuenta de A; los tres documentos comparten OBJ-817. C gestionó la compra y señala que el monitor es para el lugar de trabajo de B. Seguimos verificando por qué pagó A. 1. Datos documentales: ¿Qué necesita para aclarar la diferencia entre A, que pagó, y B, cliente de la factura y del pedido? ¿Debemos verificar los datos con el proveedor o solicitar una corrección y qué pruebas debemos aportar? 2. Financiación: ¿Qué otra información necesita para valorar cómo tratar el pago de A en relación con B? Los justificantes disponibles y el motivo no verificado del pago constan por separado en la ficha.
Si falta el vínculo, cambie también el mensaje: indique expresamente que la relación entre TX-531 y la compra sigue sin confirmarse, en lugar de afirmar que comparten referencia. Así la consulta no parte de una suposición.
Añada la respuesta y conserve los originales
Mantenga el caso pendiente hasta recibir las respuestas necesarias. No edite los PDF originales. Si el proveedor emite un documento corregido tras la aclaración, conserve ambos y explique su relación en la ficha. Añada la fecha y la respuesta del asesor por separado de los datos originales.
El resultado es una discrepancia documentada y una consulta concreta. La ficha no determina quién contabilizará el gasto, si cabe deducir el IVA ni si procede un reembolso, préstamo u otra liquidación entre empresas. Deje estas conclusiones abiertas para el análisis del caso real.