Annotate prima la discordanza
La società A ha pagato, la fattura indica B e il collega C ha gestito l’ordine. Non attribuite il documento ad A soltanto in base al conto addebitato. Registrate separatamente dati della fattura, prova del pagamento e informazioni sull’ordine. Non ricavatene ancora chi sia l’acquirente giuridico o quale società debba contabilizzare il costo.
Segnalate espressamente la discordanza nella scheda. Il commercialista deve chiarire sia i dati documentali sia le circostanze del pagamento per un’altra società. Una risposta potrebbe non risolvere entrambe le questioni.
Tre ruoli, tre riscontri
Individuate chi ha pagato dalla relativa prova: da quale conto o carta sono usciti i fondi? Non trasformate il nome del titolare della carta in una ragione sociale senza ulteriori riscontri. Se il soggetto che ha pagato non è chiaro, indicate cosa manca per verificarlo.
Trascrivete esattamente dall’originale il cliente indicato in fattura, con ogni identificativo disponibile. Non sostituitelo con la società attesa. Individuate chi ha gestito l’acquisto dall’ordine o dalla sua conferma, citandone la fonte. Aver inoltrato l’ordine non dimostra da solo per chi abbia agito il collega.
Conservate affiancate le diverse informazioni. Il riepilogo della Commissione europea sulle fatture complete ai fini IVA distingue numero, dati del cliente e beni o servizi forniti; le fatture semplificate hanno dati diversi. GOV.UK elenca ordini ed estratti conto come documenti distinti per le limited companies britanniche. Riprendiamo solo questa distinzione, non obblighi britannici, regole di contabilizzazione o valutazioni del vostro caso.
Una scheda d’acquisto compilata
L’esempio è interamente fittizio: società A e B, fornitore D e collega C sono inventati. Ordine e fattura indicano B; il pagamento proviene da A. Il riferimento dell’ordine collega i tre documenti, ma non risolve la discordanza tra le società.
| Dato | Esempio fittizio |
|---|---|
| Caso e fornitore | N-17; fornitore D; un monitor |
| Fattura | F-204, emessa il 12 ottobre 2026; originale: N-17/faktura-F-204.pdf |
| Cliente in fattura | «Società B»; altro identificativo non inserito nell’esempio |
| Ordine | OBJ-817; conferma: N-17/objednavka-OBJ-817.pdf; indica la società B |
| Chi ha gestito l’acquisto | Collega C; conferma del 13 ottobre: N-17/potvrzeni-C.txt |
| Chi ha pagato | Società A secondo la prova: N-17/platba-TX-531.pdf |
| Pagamento | 13 ottobre 2026; 6 000 CZK; transazione TX-531; causale «OBJ-817» |
| Collegamenti e discordanza | Fattura, conferma d’ordine e pagamento riportano OBJ-817. Ordine e fattura indicano B; il denaro proviene dal conto di A. |
| Finalità dichiarata | Secondo C, monitor per la sede di lavoro di B. Dichiarazione del collega, non conclusione contabile. |
| Informazioni mancanti e verifica | Motivo del pagamento di A non confermato. Entro il 16 ottobre C chiederà al collega che lo ha disposto e aggiungerà la risposta. |
| Risposta del commercialista | Ancora nessuna. Aggiungere separatamente data, risposta ed eventuali altri documenti richiesti. |
I percorsi sono riferimenti fittizi a file. Sostituiteli con collegamenti reali o nomi degli allegati. Segnalate i dati sconosciuti come non verificati, senza completarli per supposizione.
Copiate la colonna sinistra e adattate quella destra al vostro caso. Spiegate su quale riscontro si basa ogni collegamento. Un importo uguale o un amministratore comune non confermano da soli che il pagamento riguardi quella fattura.
Quando manca il riferimento del pagamento
Cambiamo un solo elemento: TX-531 non contiene OBJ-817 né un altro collegamento alla fattura. Avete soltanto lo stesso importo e una data vicina. Scrivete: «Pagamento forse collegato; relazione non ancora confermata». Non mantenete il collegamento confermato della variante precedente.
Chiedete al collega che ha disposto il pagamento un riscontro o una spiegazione che colleghi quella transazione all’ordine. Lasciate aperta la verifica e indicate chi se ne occupa. Potete già inviare gli altri dati documentati, segnalando chiaramente il pagamento non attribuito.
Ponete due domande separate
Per il caso fittizio con riferimento OBJ-817 confermato potete adattare questo messaggio. Modificate dati e grado di certezza secondo i documenti effettivi.
Per N-17 allego fattura originale F-204, conferma d’ordine OBJ-817, prova del pagamento TX-531 e messaggio di C. Fattura e ordine indicano la società B. Il pagamento proviene dal conto di A; tutti e tre i documenti riportano OBJ-817. C ha gestito l’acquisto e indica che il monitor è per la sede di B. Stiamo ancora verificando perché abbia pagato A. 1. Dati documentali: cosa serve per chiarire la differenza tra A, che ha pagato, e B, cliente indicato in fattura e nell’ordine? Dobbiamo verificare i dati con il fornitore o richiedere una correzione, e quali riscontri fornire? 2. Finanziamento: quali ulteriori informazioni servono per valutare il trattamento del pagamento di A nei confronti di B? I documenti disponibili e il motivo non verificato del pagamento sono riportati separatamente nella scheda.
Se manca il collegamento, modificate anche il messaggio: invece di dichiarare un riferimento comune, precisate che la relazione tra TX-531 e l’acquisto non è ancora confermata. La domanda non partirà così da una supposizione.
Aggiungete la risposta e conservate gli originali
Tenete il caso tra quelli da chiarire fino alle risposte necessarie. Non modificate i PDF originali. Se il fornitore emette un documento corretto dopo il chiarimento, conservate entrambi e spiegatene la relazione. Aggiungete separatamente data e risposta del commercialista, senza confonderle con i dati originali.
Il risultato è una discordanza documentata e una domanda concreta. La scheda non stabilisce chi debba contabilizzare il costo, se spetti la detrazione IVA o se occorra un rimborso, un prestito o un’altra regolazione tra società. Lasciate aperti questi esiti per la valutazione del caso reale.