Consemnați mai întâi neconcordanța
Firma A a plătit, factura indică B, iar colegul C a gestionat comanda. Nu atribuiți documentul firmei A doar pe baza contului debitat. Notați separat datele facturii, dovada plății și informațiile despre comandă. Nu trageți încă o concluzie privind cumpărătorul juridic sau firma care trebuie să înregistreze cheltuiala.
Menționați explicit neconcordanța în fișă. Contabilul trebuie să clarifice atât datele documentelor, cât și împrejurările plății pentru altă societate. Un răspuns nu rezolvă neapărat ambele întrebări.
Trei roluri, trei surse
Identificați firma care a plătit din dovada plății: din al cui cont sau card au plecat banii? Nu transformați numele titularului cardului într-o denumire de firmă fără alte dovezi. Dacă plătitorul nu este clar, precizați ce lipsește pentru verificare.
Copiați exact clientul indicat pe factura originală, inclusiv orice identificator disponibil. Nu îl înlocuiți cu firma așteptată. Identificați persoana care a organizat achiziția din comandă sau din confirmarea sa și indicați sursa. Gestionarea comenzii nu arată singură pe cine reprezenta colegul.
Păstrați informațiile distincte. Sinteza Comisiei Europene pentru facturi complete în scopuri de TVA separă numărul facturii, datele clientului și articolele furnizate; facturile simplificate au alte câmpuri. GOV.UK enumeră comenzile și extrasele bancare ca documente diferite pentru limited companies britanice. Folosim numai această distincție, nu transferăm obligații britanice, reguli contabile sau o evaluare a cazului dumneavoastră.
O fișă de achiziție completată
Exemplul este integral fictiv: firmele A și B, furnizorul D și colegul C sunt inventați. Comanda și factura indică B, plata a venit din A. Referința comenzii leagă cele trei documente, dar nu rezolvă diferența dintre denumirile societăților.
| Câmp | Înregistrare fictivă |
|---|---|
| Caz și furnizor | N-17; furnizor D; un monitor |
| Factură | F-204, emisă la 12 octombrie 2026; original: N-17/faktura-F-204.pdf |
| Client pe factură | „Societatea B”; alt identificator necompletat în exemplu |
| Comandă | OBJ-817; confirmare: N-17/objednavka-OBJ-817.pdf; societatea B indicată |
| Organizatorul achiziției | Colegul C; confirmare din 13 octombrie: N-17/potvrzeni-C.txt |
| Firma care a plătit | A conform dovezii: N-17/platba-TX-531.pdf |
| Plată | 13 octombrie 2026; 6 000 CZK; tranzacție TX-531; explicație „OBJ-817” |
| Legături și neconcordanță | Factura, confirmarea și plata includ OBJ-817. Documentele indică B; banii au plecat din contul A. |
| Scop declarat | Potrivit lui C, monitor pentru locul de muncă al firmei B. Declarația colegului, nu concluzie contabilă. |
| Informații lipsă și urmărire | Motivul plății din A nu este confirmat. C va întreba colegul care a inițiat plata până la 16 octombrie și va adăuga răspunsul. |
| Răspunsul contabilului | Încă niciunul. Adăugați separat data, răspunsul și alte documente solicitate. |
Căile sunt doar referințe fictive la fișiere. Înlocuiți-le cu linkuri reale sau numele anexelor. Marcați datele necunoscute ca neverificate, fără să le ghiciți pentru a completa fișa.
Copiați coloana din stânga și adaptați-o pe cea din dreapta la achiziția dumneavoastră. Explicați dovada fiecărei legături. Aceeași sumă sau un administrator comun nu confirmă singure că plata aparține acelei facturi.
Când plata nu are o referință
Schimbăm un singur detaliu: TX-531 nu conține OBJ-817 și nici altă legătură cu factura. Coincid doar suma și o dată apropiată. Scrieți: „Plată posibil asociată; legătura nu este încă confirmată.” Nu preluați legătura confirmată din varianta anterioară.
Cereți colegului care a inițiat plata o dovadă sau o explicație care leagă tranzacția respectivă de comandă. Lăsați legătura deschisă și notați cine o verifică. Puteți transmite deja celelalte informații dovedite dacă marcați clar plata încă neatribuită.
Puneți două întrebări separate
Pentru cazul fictiv cu referința OBJ-817 confirmată, puteți adapta mesajul de mai jos. Modificați datele și gradul de certitudine potrivit documentelor reale.
Pentru N-17 anexez factura originală F-204, confirmarea comenzii OBJ-817, dovada TX-531 și mesajul lui C. Factura și comanda indică societatea B. Plata a plecat din contul A; toate cele trei documente au referința OBJ-817. C a organizat achiziția și spune că monitorul este pentru locul de muncă al firmei B. Încă verificăm de ce a plătit A. 1. Date documentare: de ce aveți nevoie pentru a clarifica diferența dintre A, care a plătit, și B, clientul de pe factură și comandă? Trebuie să verificăm datele cu furnizorul sau să cerem o corectare și ce dovezi să prezentăm? 2. Finanțare: ce alte informații vă sunt necesare pentru a evalua plata societății A în raport cu B? Documentele disponibile și motivul neverificat al plății sunt consemnate separat în fișă.
Dacă lipsește legătura, modificați și mesajul: precizați că asocierea TX-531 cu achiziția rămâne neconfirmată, în loc să afirmați o referință comună. Astfel întrebarea nu pornește de la o presupunere.
Adăugați răspunsul și păstrați originalele
Păstrați cazul între documentele neclarificate până primiți răspunsurile necesare. Nu editați PDF-urile originale. Dacă furnizorul emite un document corectat după clarificare, păstrați ambele fișiere și explicați relația lor. Adăugați separat data și răspunsul contabilului, fără a le confunda cu datele originale.
Rezultatul este o neconcordanță documentată și o întrebare concretă. Fișa nu stabilește ce firmă înregistrează cheltuiala, dacă există drept de deducere a TVA ori dacă trebuie o rambursare, un împrumut sau altă decontare între societăți. Lăsați aceste concluzii deschise pentru evaluarea cazului real.