Notér først forskellen
Virksomhed A betalte, B står på fakturaen, og kollega C håndterede bestillingen. Henfør ikke bilaget til A alene ud fra den belastede konto. Notér særskilt fakturaens oplysninger, betalingsdokumentationen og det, du ved om bestillingen. Konkludér endnu ikke, hvem den juridiske køber er, eller hvilket selskab der skal bogføre udgiften.
Beskriv udtrykkeligt forskellen i købsoversigten. Bogholderen skal afklare både dokumentoplysningerne og omstændighederne ved at betale for et andet selskab. Ét svar løser ikke nødvendigvis begge spørgsmål.
Tre roller, tre bilag
Find ud fra betalingsbilaget, hvis konto eller kort pengene kom fra. Gør ikke kortindehaverens navn til et selskabsnavn uden yderligere dokumentation. Er den betalende virksomhed uklar, så angiv, hvad der mangler for at bekræfte den.
Kopiér kunden på fakturaen præcist fra originalen, inklusive tilgængelig identifikation. Erstat ikke navnet med den forventede virksomhed. Find personen, der arrangerede købet, i bestillingen eller vedkommendes bekræftelse, og angiv kilden. At håndtere bestillingen viser ikke i sig selv, hvem kollegaen repræsenterede.
Behold de forskellige oplysninger ved siden af hinanden. Europa-Kommissionens oversigt over fulde momsfakturaer skelner mellem fakturanummer, kundeoplysninger og leverede poster; forenklede fakturaer har andre oplysninger. GOV.UK nævner bestillinger og kontoudtog som forskellige bilag for britiske limited companies. Her bruges alene denne sondring, ikke britiske pligter, bogføringsregler eller en vurdering af din sag.
En udfyldt oversigt over ét køb
Hele eksemplet er opdigtet: virksomheder A og B, leverandør D og kollega C er fiktive. Bestilling og faktura nævner B, mens A betalte. Bestillingsnummeret forbinder de tre bilag, men afklarer ikke forskellen mellem selskabsnavnene.
| Oplysning | Fiktivt eksempel |
|---|---|
| Sag og leverandør | N-17; leverandør D; én skærm |
| Faktura | F-204, udstedt 12. oktober 2026; original: N-17/faktura-F-204.pdf |
| Kunde på fakturaen | »Virksomhed B«; yderligere identifikation ikke angivet i eksemplet |
| Bestilling | OBJ-817; bekræftelse: N-17/objednavka-OBJ-817.pdf; virksomhed B angivet |
| Købet arrangeret af | Kollega C; bekræftelse fra 13. oktober: N-17/potvrzeni-C.txt |
| Virksomheden der betalte | A ifølge transaktionsbilaget: N-17/platba-TX-531.pdf |
| Betaling | 13. oktober 2026; 6 000 CZK; transaktion TX-531; meddelelse »OBJ-817« |
| Forbindelser og forskel | Faktura, bestillingsbekræftelse og betaling angiver OBJ-817. Dokumenterne nævner B; pengene kom fra A's konto. |
| Oplyst formål | Ifølge C en skærm til B's arbejdssted. Kollegas oplysning, ingen regnskabsmæssig konklusion. |
| Mangler og opfølgning | Årsagen til, at A betalte, er ubekræftet. C spørger senest 16. oktober kollegaen, der iværksatte betalingen, og tilføjer svaret. |
| Bogholderens svar | Intet endnu. Tilføj dato, svar og eventuelt yderligere efterspurgte bilag særskilt. |
Filstierne er blot fiktive henvisninger. Erstat dem med rigtige links eller bilagsnavne. Markér ukendte oplysninger som ubekræftede frem for at gætte for at færdiggøre oversigten.
Kopiér venstre kolonne og tilpas højre til dit køb. Forklar grundlaget for hver forbindelse. Samme beløb eller en fælles direktør bekræfter ikke alene, at betalingen hører til fakturaen.
Når betalingen mangler reference
Ændr én omstændighed: TX-531 indeholder hverken OBJ-817 eller en anden forbindelse til fakturaen. Kun beløbet og en nærliggende dato passer. Skriv: »Muligvis tilknyttet betaling; forbindelsen er endnu ikke bekræftet.« Genbrug ikke den bekræftede sammenhæng fra første variant.
Bed kollegaen, der iværksatte betalingen, om dokumentation eller en forklaring, der forbinder transaktionen med bestillingen. Lad forbindelsen stå åben, og angiv, hvem der undersøger den. De øvrige dokumenterede oplysninger kan allerede sendes, hvis den endnu ikke henførte betaling tydeligt markeres.
Stil to separate spørgsmål
Til det fiktive tilfælde med bekræftet reference OBJ-817 kan du tilpasse beskeden nedenfor. Ret oplysninger og sikkerhedsgrad efter de faktiske bilag.
Til N-17 vedlægger jeg originalfaktura F-204, bestillingsbekræftelse OBJ-817, betalingsbilag TX-531 og C's besked. Faktura og bestilling nævner virksomhed B. Betalingen kom fra A's konto; alle tre bilag deler OBJ-817. C arrangerede købet og oplyser, at skærmen er til B's arbejdssted. Vi undersøger stadig, hvorfor A betalte. 1. Dokumentoplysninger: hvad skal du bruge for at afklare forskellen mellem betalende virksomhed A og kunde B på faktura og bestilling? Skal vi kontrollere oplysningerne hos leverandøren eller bede om en rettelse, og hvilke bilag skal vi give? 2. Finansiering: hvilke yderligere oplysninger skal du bruge for at vurdere A's betaling i forhold til B? De tilgængelige bilag og den ubekræftede betalingsårsag står hver for sig i oversigten.
Mangler forbindelsen, skal beskeden også ændres: skriv udtrykkeligt, at sammenhængen mellem TX-531 og købet er ubekræftet, i stedet for at hævde en fælles reference. Så bygger spørgsmålet ikke på en antagelse.
Tilføj svaret og behold originalerne
Lad sagen stå blandt uafklarede bilag, indtil du har de nødvendige svar. Redigér ikke de oprindelige PDF-filer. Udsteder leverandøren et rettet dokument efter afklaringen, så behold begge filer og beskriv deres sammenhæng. Tilføj dato og bogholderens svar særskilt fra originaloplysningerne.
Resultatet er en dokumenteret forskel og et konkret spørgsmål. Oversigten afgør ikke, hvilket selskab der bogfører udgiften, om der er momsfradrag, eller om der skal ske tilbagebetaling, lån eller anden afregning mellem selskaberne. Lad konklusionerne stå åbne til vurdering af den faktiske sag.