Registe primeiro a divergência
A empresa A pagou, a fatura indica B e o colega C tratou da encomenda. Não atribua o documento a A apenas pela conta utilizada. Registe separadamente os dados da fatura, a prova do pagamento e as informações da encomenda. Ainda não conclua quem é o comprador jurídico nem qual a empresa que deve contabilizar o gasto.
Assinale expressamente a divergência na ficha. O contabilista precisa de esclarecer os dados documentais e as circunstâncias de pagar por outra sociedade. Uma resposta pode não resolver as duas questões.
Três papéis, três comprovativos
Identifique quem pagou através do comprovativo: de que conta ou cartão saíram os fundos? Não transforme o nome do titular do cartão numa denominação social sem outros elementos. Se a empresa que pagou não for clara, indique o que falta verificar.
Transcreva exatamente o cliente da fatura original, incluindo qualquer identificador disponível. Não o substitua pela empresa esperada. Identifique quem tratou da compra pela encomenda ou pela confirmação dessa pessoa e indique a fonte. Tratar da encomenda não prova, por si só, quem o colega representava.
Mantenha as informações distintas. O resumo da Comissão Europeia para faturas completas para efeitos de IVA distingue número, dados do cliente e artigos fornecidos; as faturas simplificadas têm outros campos. O GOV.UK enumera encomendas e extratos bancários como documentos diferentes para limited companies britânicas. Retemos apenas a distinção documental, não obrigações britânicas, regras de contabilização ou uma avaliação do seu caso.
Uma ficha de compra preenchida
O exemplo é inteiramente fictício: empresas A e B, fornecedor D e colega C são inventados. Encomenda e fatura indicam B; o pagamento veio de A. A referência da encomenda liga os três comprovativos, mas não resolve a divergência entre os nomes das empresas.
| Campo | Registo fictício |
|---|---|
| Caso e fornecedor | N-17; fornecedor D; um monitor |
| Fatura | F-204, emitida em 12 de outubro de 2026; original: N-17/faktura-F-204.pdf |
| Cliente na fatura | «Empresa B»; sem outro identificador preenchido neste exemplo |
| Encomenda | OBJ-817; confirmação: N-17/objednavka-OBJ-817.pdf; indica a empresa B |
| Quem tratou da compra | Colega C; confirmação de 13 de outubro: N-17/potvrzeni-C.txt |
| Quem pagou | Empresa A segundo o comprovativo: N-17/platba-TX-531.pdf |
| Pagamento | 13 de outubro de 2026; 6 000 CZK; transação TX-531; descrição «OBJ-817» |
| Ligações e divergência | Fatura, confirmação e pagamento incluem OBJ-817. Os documentos indicam B; os fundos saíram da conta de A. |
| Finalidade indicada | Segundo C, monitor para o local de trabalho de B. Declaração do colega, não conclusão contabilística. |
| Informação em falta e acompanhamento | Motivo do pagamento por A não confirmado. C perguntará ao colega que o ordenou até 16 de outubro e acrescentará a resposta. |
| Resposta do contabilista | Ainda nenhuma. Adicionar separadamente data, resposta e outros comprovativos pedidos. |
Os caminhos são referências fictícias a ficheiros. Substitua-os por ligações reais ou nomes dos anexos. Assinale os dados desconhecidos como não verificados, em vez de os estimar para completar a ficha.
Copie a coluna esquerda e adapte a direita ao seu caso. Explique a prova de cada ligação. Um montante igual ou um gerente comum não confirmam, por si só, que o pagamento corresponde à fatura.
Quando falta a referência do pagamento
Altere um único dado: TX-531 não inclui OBJ-817 nem outra ligação à fatura. Apenas coincidem o montante e uma data próxima. Escreva: «Pagamento possivelmente relacionado; ligação ainda não confirmada». Não mantenha a ligação confirmada da variante anterior.
Peça ao colega que ordenou o pagamento um comprovativo ou uma explicação que ligue essa transação à encomenda. Deixe a ligação em aberto e indique quem a está a investigar. Pode enviar já os restantes dados comprovados, identificando claramente o pagamento por associar.
Coloque duas perguntas separadas
Para o caso fictício com a referência OBJ-817 confirmada, adapte esta mensagem. Ajuste os dados e o grau de certeza aos comprovativos reais.
Para N-17 junto a fatura original F-204, a confirmação OBJ-817, o comprovativo TX-531 e a mensagem de C. A fatura e a encomenda indicam a empresa B. O pagamento saiu da conta de A; os três documentos partilham OBJ-817. C tratou da compra e refere que o monitor é para o local de trabalho de B. Ainda verificamos por que razão pagou A. 1. Dados documentais: de que precisa para esclarecer a diferença entre A, que pagou, e B, cliente indicado na fatura e encomenda? Devemos confirmar os dados com o fornecedor ou pedir uma correção, e que comprovativos apresentar? 2. Financiamento: que outras informações são necessárias para avaliar o tratamento do pagamento de A em relação a B? Os comprovativos disponíveis e o motivo não verificado do pagamento constam separadamente da ficha.
Se faltar a ligação, altere também a mensagem: em vez de afirmar uma referência comum, indique expressamente que a relação entre TX-531 e a compra não está confirmada. Assim, a pergunta não assenta numa suposição.
Junte a resposta e guarde os originais
Mantenha o caso entre os assuntos por esclarecer até obter as respostas necessárias. Não edite os PDF originais. Se o fornecedor emitir um documento corrigido após o esclarecimento, guarde ambos e explique a relação. Acrescente a data e a resposta do contabilista separadamente dos dados originais.
O resultado é uma divergência documentada e uma pergunta concreta. A ficha não determina quem contabilizará o gasto, se há direito à dedução do IVA nem se deve haver reembolso, empréstimo ou outro acerto entre sociedades. Deixe essas conclusões em aberto para a avaliação do caso real.