Nejdřív zachyťte rozpor
Firma A zaplatila nákup, na faktuře je firma B a objednávku vyřizoval kolega C. V takovém případě nepřidělujte doklad firmě A jen podle účtu, ze kterého odešly peníze. Zapište zvlášť, co říká faktura, co dokládá platba a co víte o objednávce. Z těchto údajů zatím nevyvozujte, kdo je právním kupujícím nebo která firma má náklad zaúčtovat.
Rozpor výslovně zapište do přehledu k tomuto nákupu. Účetní bude potřebovat vyjasnit jednak údaje na dokladech, jednak okolnosti platby za jinou společnost. Odpověď na jednu otázku nemusí vyřešit druhou.
Tři role, tři podklady
U plátce uveďte podle podkladu k platbě, z čího účtu nebo karty peníze odešly. Samotné jméno držitele karty nepřevádějte bez dalšího na název společnosti. Pokud z podkladu není jasné, kdo platil, napište, co chybí k ověření.
Odběratele uvedeného na faktuře přepište přesně z originálu, včetně dostupného identifikačního údaje. Nevyměňujte jej v přehledu za firmu, kterou jste tam očekávali. Člověka, který nákup zařídil, zjistěte z objednávky nebo jeho potvrzení a uveďte zdroj. To, že kolega objednávku vyřizoval, samo neurčuje, koho při nákupu zastupoval.
Smyslem je uchovat různé informace vedle sebe. Evropská komise ve svém přehledu úplných faktur pro účely DPH rozlišuje číslo faktury, údaje zákazníka a dodané položky; zjednodušené faktury mají jiný rozsah údajů. Britský přehled pro limited companies zase uvádí objednávky a bankovní výpisy jako různé druhy podkladů. Z těchto zdrojů zde přebíráme jen rozlišení dokumentů a jejich údajů, nikoli pravidla pro zaúčtování nebo posouzení vašeho případu.
Vyplněný přehled jednoho nákupu
Následující příklad je celý modelový. Společnosti A a B, dodavatel D i kolega C jsou fiktivní. Objednávka a faktura uvádějí B, platba odešla z účtu A. Číslo objednávky propojuje všechny tři podklady, ale rozdílné názvy společností tím nejsou vyřešené.
| Údaj | Modelový zápis |
|---|---|
| Případ a dodavatel | N-17; dodavatel D; jeden monitor |
| Faktura | F-204, vystavena 12. 10. 2026; originál: N-17/faktura-F-204.pdf |
| Odběratel na faktuře | „Společnost B“; další identifikační údaj v tomto příkladu nedoplněn |
| Objednávka | OBJ-817; potvrzení: N-17/objednavka-OBJ-817.pdf; uvedena společnost B |
| Kdo nákup zařídil | Kolega C; potvrzení od C z 13. 10.: N-17/potvrzeni-C.txt |
| Kdo platil | Společnost A podle podkladu k transakci: N-17/platba-TX-531.pdf |
| Platba | 13. 10. 2026; 6 000 CZK; transakce TX-531; zpráva platby „OBJ-817“ |
| Vazby a rozpor | Faktura i potvrzení objednávky uvádějí OBJ-817; stejná reference je u platby. Na faktuře a objednávce je B, peníze odešly z účtu A. |
| Uvedený účel | Podle zprávy C monitor pro pracoviště B. Jde o sdělení kolegy, ne o účetní závěr. |
| Co chybí a kdo to dohledá | Důvod platby z A není potvrzen. C se do 16. 10. zeptá kolegy, který platbu zadal, a doplní jeho odpověď. |
| Odpověď účetní | Zatím žádná. Doplnit samostatně datum, odpověď a případné další požadované podklady. |
Cesty v tabulce jsou pouze modelové odkazy na soubory. Při použití je nahraďte skutečnými odkazy nebo názvy příloh. Neznámý údaj označte jako neověřený; nedoplňujte jej odhadem, aby tabulka působila hotově.
Pro vlastní případ můžete zkopírovat levou část tabulky a přepsat pravý sloupec. U každé vazby napište, podle čeho jste podklady spojili. Stejná částka nebo společný jednatel obou firem nejsou samy o sobě potvrzením, že platba patří k této faktuře.
Když u platby chybí reference
Změňme jedinou okolnost modelového příkladu: platba TX-531 neobsahuje OBJ-817 ani jiné propojení s fakturou. Máte jen stejnou částku a blízké datum. Do přehledu proto napište: „Možná související platba, vazba zatím nepotvrzena.“ Nepřebírejte potvrzené propojení z předchozí varianty.
Požádejte kolegu, který platbu zadal, o podklad nebo vysvětlení spojující konkrétní transakci s objednávkou. Do té doby ponechte vazbu otevřenou a uveďte, kdo ji dohledává. Ostatní doložené informace můžete předat účetní už nyní, pokud jasně označíte, která platba zatím není přiřazená.
Pošlete dvě oddělené otázky
K modelovému případu s potvrzenou referencí OBJ-817 můžete připojit tuto zprávu. U vlastního nákupu přepište údaje i míru jistoty podle skutečných podkladů:
K případu N-17 přikládám původní fakturu F-204, potvrzení objednávky OBJ-817, podklad k platbě TX-531 a zprávu kolegy C. Faktura a objednávka uvádějí společnost B. Platba odešla z účtu společnosti A; všechny tři podklady spojuje reference OBJ-817. C nákup zařídil a uvádí použití monitoru na pracovišti B. Důvod platby z A zatím ověřujeme. 1. Údaje na dokladech: Co ještě potřebujete k vyjasnění rozdílu mezi plátcem A a odběratelem B uvedeným na faktuře a objednávce? Máme u dodavatele ověřit údaje nebo požádat o opravu dokladu, a co mu případně doložit? 2. Okolnosti financování: Jaké další informace potřebujete k posouzení, jak naložit s platbou společnosti A ve vztahu ke společnosti B? Dosavadní podklady a neověřený důvod platby uvádím odděleně v přehledu.
Pokud propojení platby chybí, změňte i zprávu: místo tvrzení o společné referenci výslovně napište, že souvislost TX-531 s nákupem zatím není potvrzená. Účetní tak nebude odpovídat na otázku postavenou na domněnce.
Odpověď přidejte k případu, originály ponechte
Případ veďte mezi nevyjasněnými podklady, dokud nedostanete potřebné odpovědi. Původní PDF sami neupravujte. Pokud dodavatel po vyjasnění vydá opravený dokument, zachovejte oba soubory a v přehledu napište, jak spolu souvisejí. Datum a odpověď účetní doplňte zvlášť od toho, co bylo na originálech.
Výsledkem tohoto postupu je doložený rozpor a konkrétní dotaz. Z přehledu samotného nevyplývá, která firma náklad zaúčtuje, zda vzniká nárok na odpočet DPH ani zda má následovat proplacení, půjčka nebo jiné vypořádání mezi společnostmi. Tyto závěry ponechte otevřené pro účetní posouzení skutečného případu.