Tarkista, mistä postilaatikosta haet
Kuvitteellinen esimerkki: maksoit verkkosivujen ylläpidosta huhtikuussa ja tarvitset laskun Alfa-yritykselle. Tarkista palveluun rekisteröity sähköpostiosoite. Jos käytät Outlookissa useita tilejä, valitse oikea postilaatikko ja tarkista haun laajuus. Yhden kansion tulokset eivät kerro muualla olevista asiakirjoista. Aloita toimittajan nimellä tai aiemman laskun lähettäjällä.
Tämän osion lähde: Microsoft: Sähköpostin ja henkilöiden hakeminen Outlookin verkkoversiossa
Lisää rajauksia yksi kerrallaan
Outlookin verkkoversiossa ja uudessa Outlookissa on hakuvaihtoehtoja lähettäjälle, päivämäärälle ja liitteitä sisältäville viesteille. Nimitykset ja sijainnit vaihtelevat versioittain. Rajaa ensin toimittaja, sitten liitteet ja lopuksi ajanjakso. Perinteiseen Outlookiin Microsoft neuvoo haun hasattachments:yes. Älä pidä sitä yleispätevänä ohjeena jokaiseen versioon.
Sisällytä huhtikuun maksua etsiessäsi myös maaliskuu. Päivämäärärajaus koskee viestin vastaanottoa, ei laskun tai maksun päivää. Jos tulokset katoavat, poista viimeisin ehto. Pelkkä lasku voi sulkea pois viestin, jonka otsikkona on laskutusyhteenveto.
Tämän osion lähde: Microsoft: Liitteitä sisältävien viestien hakeminen Outlookin eri versioissaMicrosoft: Sähköpostin ja henkilöiden hakeminen Outlookin verkkoversiossa
Liite ei välttämättä ole oikea lasku
Tarkista odotetun, tunnetulta toimittajalta tulleen viestin asiakirja: onko se Alfalle, koskeeko se ylläpitopalvelua ja onko se uusin versio? Samassa ketjussa voi olla tilaus, alkuperäinen lasku ja korjaus. Tallenna oikea tiedosto kyseisen yrityksen luovutettavaan aineistoon. Älä avaa epäilyttävää liitettä vain siksi, että se näkyy hakutuloksissa.
Jos liitettä ei tullut, etsi muualta
Poista liiterajaus ja lue toimittajan viestit. Ilmoitus voi ohjata asiakastilin laskutusosioon. Avaa palvelun tuttu verkkosivusto ja lataa asiakirja sieltä. Jos se puuttuu myös portaalista, pyydä kopio ja yksilöi osto sekä laskun vastaanottaja. Kerro kirjanpitäjälle, mitä asiakirjaa vielä etsit; älä esitä maksuvahvistusta laskuna.