Začněte rozsahem, ne otázkou „Kde jsou faktury?“
Když účetní kanceláři od klienta nepřijdou žádné doklady, ví zatím jen to, že na domluveném místě nic neobdržela. Z prázdné složky nepozná, zda klient neví o žádném nákupu, ještě podklady neprošel, nebo připravil zprávu a neodeslal ji.
Nejprve si potvrďte firmu, období předání a podklady, které jste si s klientem domluvili. Otázku pošlete člověku, který je může skutečně prověřit. Pokud rozsah není jasný, nejdřív ho upřesněte; odpověď „nic nemáme“ bez něj neříká, co klient kontroloval.
Následující vzor se ptá na známé nákupy a jejich doklady v dohodnutém rozsahu. Neurčuje, které všechny podklady účetní potřebuje ani jak je má zpracovat.
Označte text, zkopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých závorkách.
Podle odpovědi pokračujte jednou ze tří cest
Klient po kontrole o žádném nákupu neví: poznamenejte si, kdo odpověděl, kdy, pro kterou firmu a období a jaké domluvené zdroje prošel. Zachovejte i jeho výhrady. „Prošel jsem svůj e-mail, ale nákupy kolegyně neznám“ není potvrzení za oba. Domluvte, kdo ověří zbývající část.
Klient o nákupu ví: vyberte konkrétní položku a zjistěte, kde je její doklad. Ještě ho nemá, má ho připravený, nebo už ho odeslal? Podle odpovědi se domluvte na dohledání či předání souboru. Samotná informace o nákupu neprokazuje, že už kancelář dostala doklad.
Klient zatím neověřil stav nebo neodpovídá: nechte otázku otevřenou. U odpovědi „nevím“ domluvte konkrétního člověka, který podklady projde, a další kontakt. Při mlčení zaznamenejte, že čekáte na odpověď, a požádejte domluvenou kontaktní osobu o prověření. Termín dalšího kontaktu je provozní domluva, nikoli zde stanovená zákonná lhůta.
U známého nákupu ověřte cestu konkrétního dokladu
Pokud doklad zůstal u klienta, požádejte ho o skutečný soubor dohodnutou cestou. Soubor po přijetí zkuste otevřít a teprve potom klientovi potvrďte příjem i otevření. Jestli soubor přišel, ale nejde otevřít, domluvte s klientem nápravu nebo jiný způsob předání a ověřte ho znovu.
Když klient říká „už jsem to poslal“, porovnejte skutečného příjemce a použitou cestu s domluvou. Požádejte ho, aby zkontroloval odeslanou zprávu a to, co v ní opravdu předal. Stav „odesláno“ na jeho straně ještě není potvrzení, že dokument otevře určený příjemce.
Používáte-li Gmail, můžete při kontrole známé zprávy v oprávněně přístupné schránce použít například in:anywhere from:klient@example.com nebo in:anywhere to:kancelar@example.com. Ukázkové adresy nahraďte skutečnými: from: omezuje odesílatele, to: příjemce a in:anywhere zahrne i Spam a Koš. Tyto operátory popisuje nápověda Googlu uvedená ve zdrojích. Nenalezená zpráva znamená pouze, že ji tento dotaz nenašel; neprokazuje, že nákup ani doklad neexistují.
Modelová odpověď 1: po kontrole žádný známý nákup
Fiktivní firma Ateliér Javor se s kanceláří domluvila na předání dodavatelských dokladů k nákupům za září 2026. Klientka Eva je má dohledat ve firemní schránce a v dohodnuté složce. Období zde označuje domluvené předání. Po prověření Eva odpoví:
Fiktivní ukázka odpovědi, nikoli potvrzení skutečného klienta.
Co si kancelář z první odpovědi zapíše
Zapište například: „Eva, 6. října 2026: pro Ateliér Javor zkontrolovala firemní schránku a domluvenou složku pro předání za září; v potvrzeném rozsahu neví o žádném nákupu.“ Dotaz na známé nákupy v tomto rozsahu tak má konkrétní odpověď.
Potřebu dalších podkladů posoudí účetní podle domluvené spolupráce. Klientčina odpověď není prohlášením, že firma neměla žádnou činnost, nemá žádné povinnosti nebo že je účetnictví úplné.
Modelová odpověď 2: doklad zůstal v konceptu
Ve druhém fiktivním příkladu předává firma Dílna Buk podklady za září 2026. Klient Pavel ví o nákupu kancelářské židle z 18. září. Po dotazu kanceláře prověří, kam se dostala faktura, a odpoví:
Fiktivní ukázka odpovědi, nikoli potvrzení skutečného klienta.
Uzavřete jen to, co jste skutečně ověřili
Pavel v modelovém příkladu odešle skutečný soubor. Pracovnice kanceláře jej otevře a následně potvrdí: „Fakturu za židli z 18. září pro Dílnu Buk jsme obdrželi a soubor otevřeme.“ Tím potvrzuje příjem i otevření konkrétního dokumentu. Do té doby zbývá Pavlovo odeslání a následná kontrola příjmu v kanceláři.
K odpovědi klienta si proto připište stav konkrétního dokladu, co má kdo udělat a případné potvrzení příjemce. Otevření této faktury neznamená ověření její správnosti ani převzetí všech dokladů za měsíc.
Při další připomínce vycházejte ze zjištěného stavu: buď potřebujete doplnit neprovedenou kontrolu, dohledat známý doklad, nebo dokončit jeho předání. Klient pak dostane otázku k tomu, co zbývá udělat, místo opakovaného obecného „pošlete podklady“.