Börja med omfattningen, inte ”Var är fakturorna?”
När en redovisningsbyrå inte får några underlag från kunden vet den bara att inget har kommit till den överenskomna platsen. En tom mapp visar inte om kunden inte känner till några inköp, ännu inte har gått igenom underlagen eller har skrivit ett meddelande utan att skicka det.
Bekräfta först företag, överenskommen överlämningsperiod och vilka underlag ni har avtalat om. Fråga den som faktiskt kan kontrollera dem. Förtydliga en oklar omfattning först; annars säger ”vi har inget” inte vad kunden kontrollerat.
Mallen nedan gäller kända inköp och deras underlag inom den överenskomna omfattningen. Den avgör inte vilka övriga underlag som behövs eller hur de ska bokföras.
Markera texten, kopiera den till ett mejl och fyll i uppgifterna inom hakparenteser.
Välj en av tre vägar utifrån svaret
Kunden känner efter kontroll inte till något inköp: anteckna vem som svarade, när, för vilket företag och vilken period samt vilka överenskomna källor som kontrollerades. Behåll förbehållen. ”Jag har gått igenom min e-post men känner inte till kollegans inköp” bekräftar inte bådas del. Bestäm vem som kontrollerar resten.
Kunden känner till ett inköp: välj en konkret post och ta reda på var underlaget finns. Saknas det fortfarande, ligger det klart eller är det redan skickat? Kom överens om att hitta eller lämna över filen utifrån svaret. Ett känt inköp bevisar inte att byrån fått underlaget.
Kunden har inte kontrollerat eller svarar inte: låt frågan vara öppen. Vid ”jag vet inte”, bestäm en person som kontrollerar och nästa kontakt. Vid tystnad, notera att svar inväntas och be den överenskomna kontaktpersonen undersöka saken. Nästa kontakt är en praktisk överenskommelse, ingen lagstadgad tidsfrist som fastställs här.
Följ det konkreta underlagets väg vid ett känt inköp
Om underlaget finns kvar hos kunden, be om själva filen på överenskommet sätt. Försök öppna den efter mottagandet innan du bekräftar både mottagande och öppning. Om filen kommer men inte går att öppna, avtala om rättelse eller ett annat överlämningssätt och kontrollera igen.
Vid ”jag har redan skickat det”, jämför faktisk mottagare och kanal med er överenskommelse. Be kunden granska det skickade meddelandet och dess verkliga innehåll. ”Skickat” bekräftar inte att den avsedda mottagaren kan öppna dokumentet.
I Gmail kan du söka ett känt meddelande i en brevlåda som du har behörig åtkomst till, exempelvis med in:anywhere from:klient@example.com eller in:anywhere to:kancelar@example.com. Byt ut exempeladresserna: from: filtrerar avsändare, to: mottagare och in:anywhere omfattar även Skräppost och Papperskorgen. Googles hjälp i källorna beskriver operatorerna. Ingen träff betyder bara att sökningen inte hittade meddelandet; det bevisar inte att inköpet eller underlaget saknas.
Fiktivt svar 1: inget känt inköp efter kontroll
Det fiktiva företaget Ateliér Javor har avtalat om att lämna leverantörsunderlag för inköp i september 2026. Eva ska söka i företagets brevlåda och den överenskomna mappen. Perioden avser här den avtalade överlämningen. Efter kontroll svarar hon:
Ett fiktivt exempel, inte en bekräftelse från en verklig kund.
Vad byrån antecknar från det första svaret
Anteckna exempelvis: ”Eva, 6 oktober 2026: kontrollerade företagets brevlåda och avtalad mapp för Ateliér Javors septemberöverlämning; inget känt inköp inom bekräftad omfattning.” Frågan om kända inköp inom den omfattningen har ett konkret svar.
Redovisningskonsulten bedömer behovet av övriga underlag utifrån ert uppdrag. Svaret säger inte att företaget saknade verksamhet eller skyldigheter, eller att bokföringen är fullständig.
Fiktivt svar 2: underlaget låg kvar i ett utkast
I det andra fiktiva exemplet lämnar Dílna Buk underlag för september 2026. Pavel känner till en kontorsstol köpt den 18 september. Efter byråns fråga undersöker han fakturans väg och svarar:
Ett fiktivt exempel, inte en bekräftelse från en verklig kund.
Avsluta bara det du faktiskt har kontrollerat
Pavel skickar i exemplet själva filen. En medarbetare öppnar den och bekräftar sedan: ”Vi har fått Dílna Buks faktura för stolen från 18 september och kan öppna filen.” Det bekräftar mottagande och öppning av det dokumentet. Fram till dess återstår Pavels sändning och byråns mottagningskontroll.
Anteckna underlagets status, vem som ska göra vad och eventuell mottagarbekräftelse tillsammans med kundsvaret. Att öppna fakturan verifierar inte dess riktighet eller att alla månadens underlag har kommit.
Utgå i nästa påminnelse från det ni vet: en kontroll återstår, ett känt underlag behöver hittas eller överlämningen slutföras. Då får kunden en fråga om nästa konkreta steg i stället för ännu ett allmänt ”skicka underlagen”.