Précisez le périmètre avant de demander « Où sont les factures ? »
Lorsqu’un cabinet comptable ne reçoit aucun justificatif, il sait seulement que rien n’est arrivé à l’endroit convenu. Un dossier vide ne dit pas si le client ne connaît aucun achat, n’a pas encore vérifié ses pièces ou a préparé un message sans l’envoyer.
Confirmez d’abord l’entreprise, la période de transmission convenue et les pièces attendues. Adressez la question à une personne capable de les vérifier. Si le périmètre est flou, précisez-le : sans cela, « nous n’avons rien » ne dit pas ce qui a été contrôlé.
Le modèle ci-dessous porte sur les achats connus et leurs justificatifs dans ce périmètre. Il ne détermine ni toutes les pièces nécessaires au cabinet ni leur traitement comptable.
Sélectionnez le texte, copiez-le dans un e-mail et complétez les informations entre crochets.
Trois suites selon la réponse
Le client ne connaît aucun achat après vérification : notez qui a répondu, quand, pour quelle entreprise et période, et quelles sources convenues ont été examinées. Conservez ses réserves. « J’ai regardé mes e-mails, mais je ne connais pas les achats de ma collègue » ne couvre pas les deux personnes. Convenez de qui vérifiera le reste.
Le client connaît un achat : choisissez une opération précise et cherchez où est son justificatif. Doit-il encore l’obtenir, l’a-t-il prêt ou l’a-t-il envoyé ? Convenez ensuite de la recherche ou de la transmission du fichier. Connaître l’achat ne prouve pas que le cabinet a reçu la pièce.
Le client n’a pas vérifié ou ne répond pas : laissez la question ouverte. Pour « je ne sais pas », désignez une personne qui vérifiera et convenez du prochain contact. En cas de silence, notez la réponse en attente et demandez au contact convenu de faire le point. La date de rappel est une organisation pratique, pas un délai légal fixé ici.
Pour un achat connu, retracez le parcours de la pièce
Si le client détient encore le justificatif, demandez le fichier lui-même par le canal convenu. Essayez de l’ouvrir à réception avant de confirmer qu’il est arrivé et peut être ouvert. Si le fichier arrive mais ne s’ouvre pas, convenez d’une correction ou d’un autre mode de transmission, puis vérifiez à nouveau.
Si le client dit « je l’ai déjà envoyé », comparez le destinataire réel et le canal utilisé avec votre accord. Demandez-lui de vérifier le message envoyé et son contenu réel. Le statut « envoyé » ne confirme pas que le destinataire prévu peut ouvrir le document.
Dans Gmail, une recherche dans une boîte à laquelle vous êtes autorisé à accéder peut utiliser, par exemple, in:anywhere from:klient@example.com ou in:anywhere to:kancelar@example.com. Remplacez les adresses d’exemple : from: filtre l’expéditeur, to: le destinataire et in:anywhere inclut aussi Spam et Corbeille. L’aide Google citée décrit ces opérateurs. Aucun résultat signifie seulement que cette requête n’a pas trouvé le message ; cela ne prouve pas l’absence d’achat ou de justificatif.
Réponse fictive 1 : aucun achat connu après vérification
L’entreprise fictive Ateliér Javor a convenu de transmettre les justificatifs fournisseurs des achats de septembre 2026. Eva doit les chercher dans la messagerie de l’entreprise et le dossier convenu. La période désigne ici la transmission convenue. Après vérification, elle répond :
Réponse fictive à titre d’illustration, et non déclaration d’un client réel.
Ce que le cabinet retient de cette réponse
Notez par exemple : « Eva, 6 octobre 2026 : messagerie et dossier convenu vérifiés pour la transmission de septembre d’Ateliér Javor ; aucun achat connu dans le périmètre confirmé. » La question sur les achats connus dans ce périmètre a une réponse précise.
Le comptable détermine les autres pièces nécessaires selon la mission convenue. Cette réponse ne déclare ni absence d’activité, ni absence d’obligations, ni exhaustivité de la comptabilité.
Réponse fictive 2 : le justificatif est resté dans un brouillon
Dans le second exemple fictif, Dílna Buk transmet ses pièces de septembre 2026. Pavel connaît l’achat d’une chaise de bureau du 18 septembre. Après la demande du cabinet, il vérifie le parcours de la facture et répond :
Réponse fictive à titre d’illustration, et non déclaration d’un client réel.
Ne clôturez que ce que vous avez effectivement vérifié
Dans l’exemple, Pavel envoie le fichier. Une collaboratrice du cabinet l’ouvre, puis confirme : « Nous avons reçu la facture de la chaise du 18 septembre pour Dílna Buk et pouvons ouvrir le fichier. » Cela confirme la réception et l’ouverture de ce document précis. Jusque-là, l’envoi de Pavel et le contrôle de réception restent à faire.
Ajoutez à la réponse du client l’état de la pièce, l’action attendue de chaque personne et l’éventuelle confirmation du destinataire. Ouvrir cette facture ne valide ni son exactitude ni la réception de toutes les pièces du mois.
Fondez la prochaine relance sur ce qui reste : une vérification à faire, un justificatif connu à retrouver ou une transmission à terminer. Le client reçoit ainsi une question précise plutôt qu’une nouvelle demande générale d’« envoyer les pièces ».