Start med omfanget, ikke «Hvor er fakturaene?»
Når et regnskapskontor ikke mottar bilag fra kunden, vet det bare at ingenting har kommet til avtalt sted. En tom mappe viser ikke om kunden ikke kjenner til kjøp, ennå ikke har kontrollert bilagene eller har laget en melding uten å sende den.
Bekreft først virksomhet, avtalt overleveringsperiode og hvilke bilag dere har avtalt. Spør noen som faktisk kan kontrollere dem. Avklar et uklart omfang først; ellers sier «vi har ingenting» ikke hva kunden har kontrollert.
Malen nedenfor spør om kjente kjøp og bilagene til dem innenfor avtalt omfang. Den avgjør ikke alle andre bilag regnskapsføreren trenger eller hvordan de skal behandles.
Velg teksten, kopier den inn i en e-post og fyll inn detaljene i hakeparenteser.
Velg én av tre veier ut fra svaret
Kunden kjenner etter kontroll ikke til kjøp: noter hvem som svarte, når, for hvilken virksomhet og periode og hvilke avtalte kilder som ble gjennomgått. Ta vare på forbehold. «Jeg har sjekket e-posten min, men kjenner ikke kollegaens kjøp» bekrefter ikke begge deler. Avtal hvem som sjekker resten.
Kunden kjenner til et kjøp: velg en konkret post og finn ut hvor bilaget er. Mangler kunden det fortsatt, ligger det klart eller er det sendt? Avtal å finne eller overlevere filen ut fra svaret. Kjennskap til kjøpet beviser ikke at kontoret har mottatt bilaget.
Kunden har ikke kontrollert eller svarer ikke: la spørsmålet stå åpent. Ved «vet ikke», avtal en konkret person som sjekker og neste kontakt. Ved taushet, noter at svar avventes og be avtalt kontaktperson undersøke. Neste kontakt er en praktisk avtale, ikke en lovbestemt frist fastsatt her.
Følg det konkrete bilaget ved et kjent kjøp
Har kunden fortsatt bilaget, be om selve filen via avtalt kanal. Prøv å åpne den etter mottak før du bekrefter både mottak og åpning. Kommer filen, men kan ikke åpnes, avtal retting eller en annen overleveringsmåte og kontroller på nytt.
Ved «jeg har allerede sendt det», sammenlign faktisk mottaker og kanal med avtalen. Be kunden sjekke den sendte meldingen og hva den faktisk inneholdt. «Sendt» bekrefter ikke at tiltenkt mottaker kan åpne dokumentet.
I Gmail kan du søke etter en kjent melding i en postkasse du har autorisert tilgang til, for eksempel med in:anywhere from:klient@example.com eller in:anywhere to:kancelar@example.com. Bytt ut eksempeladressene: from: filtrerer avsender, to: mottaker og in:anywhere inkluderer også søppelpost og papirkurven. Google-hjelpen i kildene beskriver operatorene. Ingen treff betyr bare at dette søket ikke fant meldingen; det beviser ikke at kjøpet eller bilaget ikke finnes.
Fiktivt svar 1: ingen kjente kjøp etter kontroll
Den fiktive virksomheten Ateliér Javor har avtalt å overlevere leverandørbilag for kjøp i september 2026. Eva skal finne dem i virksomhetens postkasse og avtalt mappe. Perioden viser her til avtalt overlevering. Etter kontroll svarer hun:
Et fiktivt eksempel, ikke en bekreftelse fra en faktisk kunde.
Hva kontoret noterer fra det første svaret
Noter for eksempel: «Eva, 6. oktober 2026: sjekket virksomhetens postkasse og avtalt mappe for Ateliér Javors septemberoverlevering; ingen kjente kjøp innenfor bekreftet omfang.» Spørsmålet om kjente kjøp i dette omfanget har et konkret svar.
Regnskapsføreren vurderer behovet for andre bilag ut fra avtalt samarbeid. Svaret erklærer ikke at virksomheten manglet aktivitet eller plikter, eller at regnskapet er fullstendig.
Fiktivt svar 2: bilaget lå igjen i en kladd
I det andre fiktive eksemplet leverer Dílna Buk bilag for september 2026. Pavel kjenner til kjøpet av en kontorstol 18. september. Etter spørsmålet undersøker han fakturaens vei og svarer:
Et fiktivt eksempel, ikke en bekreftelse fra en faktisk kunde.
Lukk bare det du faktisk har kontrollert
Pavel sender i eksemplet selve filen. En medarbeider åpner den og bekrefter så: «Vi har mottatt Dílna Buks faktura for stolen fra 18. september og kan åpne filen.» Det bekrefter mottak og åpning av akkurat dette dokumentet. Frem til da gjenstår Pavels sending og kontorets mottakskontroll.
Noter bilagets status, hvem som skal gjøre hva og eventuell mottakerbekreftelse sammen med svaret. Å åpne fakturaen bekrefter ikke riktigheten eller mottak av alle månedens bilag.
La neste påminnelse bygge på det avklarte: en kontroll gjenstår, et kjent bilag må finnes eller overleveringen fullføres. Da får kunden et spørsmål om det konkrete neste steget fremfor nok en generell beskjed om å sende bilagene.