Begynd med omfanget, ikke ”Hvor er fakturaerne?”
Når et regnskabsbureau ikke modtager bilag fra en kunde, ved det kun, at intet er kommet til det aftalte sted. En tom mappe viser ikke, om kunden ikke kender til køb, endnu ikke har gennemgået bilagene eller har skrevet en besked uden at sende den.
Bekræft først virksomhed, aftalt afleveringsperiode og de aftalte bilag. Spørg en person, der faktisk kan kontrollere dem. Afklar et uklart omfang først; ellers fortæller ”vi har intet” ikke, hvad kunden har undersøgt.
Skabelonen nedenfor spørger til kendte køb og deres bilag inden for det aftalte omfang. Den afgør ikke alle andre nødvendige bilag eller deres regnskabsmæssige behandling.
Vælg teksten, kopier den til en e-mail og udfyld detaljerne i firkantede parenteser.
Vælg en af tre veje ud fra svaret
Kunden kender efter kontrol ikke til køb: noter, hvem der svarede, hvornår, for hvilken virksomhed og periode og hvilke aftalte kilder der blev gennemgået. Bevar forbehold. ”Jeg har kigget min e-mail igennem, men kender ikke kollegaens køb” bekræfter ikke begge dele. Aftal, hvem der kontrollerer resten.
Kunden kender til et køb: vælg en konkret post, og undersøg, hvor bilaget er. Mangler kunden det stadig, ligger det klar, eller er det afsendt? Aftal eftersøgning eller aflevering af filen efter svaret. Kendskab til købet beviser ikke, at bureauet har modtaget bilaget.
Kunden har ikke kontrolleret eller svarer ikke: lad spørgsmålet stå åbent. Ved ”ved ikke” aftales en konkret person til kontrollen og næste kontakt. Ved tavshed noteres det afventede svar, og den aftalte kontaktperson bedes undersøge sagen. Næste kontakt er en praktisk aftale, ikke en lovbestemt frist fastsat her.
Følg det konkrete bilag ved et kendt køb
Hvis kunden stadig har bilaget, bed om selve filen ad den aftalte vej. Prøv at åbne den efter modtagelsen, før du bekræfter både modtagelse og åbning. Hvis filen kommer, men ikke kan åbnes, aftal en rettelse eller anden afleveringsmåde, og kontroller igen.
Ved ”jeg har allerede sendt det” sammenlignes faktisk modtager og kanal med aftalen. Bed kunden kontrollere den sendte besked og dens faktiske indhold. ”Sendt” bekræfter ikke, at den tiltænkte modtager kan åbne dokumentet.
I Gmail kan du søge efter en kendt besked i en postkasse, du har autoriseret adgang til, eksempelvis med in:anywhere from:klient@example.com eller in:anywhere to:kancelar@example.com. Erstat eksempeladresserne: from: filtrerer afsender, to: modtager, og in:anywhere omfatter også Spam og Papirkurv. Googles hjælp i kilderne beskriver operatorerne. Ingen resultater betyder kun, at søgningen ikke fandt beskeden; det beviser ikke, at købet eller bilaget ikke findes.
Fiktivt svar 1: ingen kendte køb efter kontrol
Den fiktive virksomhed Ateliér Javor har aftalt at aflevere leverandørbilag for køb i september 2026. Eva skal finde dem i virksomhedens postkasse og den aftalte mappe. Perioden betegner her den aftalte aflevering. Efter kontrollen svarer hun:
Et fiktivt eksempel, ikke en bekræftelse fra en virkelig kunde.
Hvad bureauet noterer fra det første svar
Noter eksempelvis: ”Eva, 6. oktober 2026: gennemgik virksomhedens postkasse og den aftalte mappe til Ateliér Javors septemberaflevering; ingen kendte køb inden for bekræftet omfang.” Spørgsmålet om kendte køb i det omfang har et konkret svar.
Bogholderen vurderer behovet for andre bilag ud fra det aftalte samarbejde. Svaret erklærer ikke, at virksomheden var uden aktivitet eller pligter, eller at regnskabet er fuldstændigt.
Fiktivt svar 2: bilaget blev i en kladde
I det andet fiktive eksempel afleverer Dílna Buk bilag for september 2026. Pavel kender til købet af en kontorstol den 18. september. Efter spørgsmålet undersøger han fakturaens vej og svarer:
Et fiktivt eksempel, ikke en bekræftelse fra en virkelig kunde.
Afslut kun det, du faktisk har kontrolleret
Pavel sender i eksemplet selve filen. En medarbejder åbner den og bekræfter bagefter: ”Vi har modtaget Dílna Buks faktura for stolen fra 18. september og kan åbne filen.” Det bekræfter modtagelse og åbning af dette dokument. Indtil da mangler Pavels afsendelse og bureauets modtagekontrol.
Noter bilagets status, hvem der skal gøre hvad og en eventuel modtagerbekræftelse sammen med svaret. At åbne fakturaen bekræfter ikke dens rigtighed eller modtagelsen af alle månedens bilag.
Lad næste påmindelse bygge på den afklarede situation: en kontrol mangler, et kendt bilag skal findes, eller afleveringen skal færdiggøres. Kunden får dermed et spørgsmål om den konkrete restopgave frem for endnu en generel besked om at sende bilag.