Zuerst das richtige Postfach prüfen
Ein fiktives Beispiel: Sie haben im April Webhosting bezahlt und benötigen die Rechnung für die Firma Alpha. Prüfen Sie, mit welcher E-Mail-Adresse der Dienst registriert ist. Bei mehreren Outlook-Konten wählen Sie das entsprechende Postfach und prüfen den Suchbereich. Eine Suche in nur einem Ordner sagt nichts über Belege in anderen Ordnern aus. Beginnen Sie mit dem Anbieternamen oder dem Absender einer älteren Rechnung.
Quelle zu diesem Abschnitt: Microsoft: E-Mails und Personen in Outlook im Web suchen
Filter einzeln ergänzen
In Outlook im Web und im neuen Outlook können Sie nach Absender, Datum und Nachrichten mit Anlagen filtern. Bezeichnungen und Positionen unterscheiden sich je nach Version. Wählen Sie zuerst den Anbieter, dann Anlagen und zuletzt den Zeitraum. Für das klassische Outlook nennt Microsoft die Suchabfrage hasattachments:yes. Übertragen Sie diese Anleitung nicht ungeprüft auf jede Version.
Beziehen Sie bei einer Aprilzahlung auch den März ein. Der Datumsfilter bezieht sich auf den Empfang der Nachricht, nicht auf das Rechnungs- oder Zahlungsdatum. Verschwinden die Ergebnisse, entfernen Sie die letzte Bedingung. Das Wort Rechnung allein kann eine Nachricht mit dem Betreff Abrechnung ausschließen.
Quelle zu diesem Abschnitt: Microsoft: Nachrichten mit Anlagen je nach Outlook-Version findenMicrosoft: E-Mails und Personen in Outlook im Web suchen
Ein Anhang ist noch nicht die richtige Rechnung
Prüfen Sie bei einer erwarteten Nachricht eines bekannten Anbieters den Beleg: Gehört er zur Firma Alpha, betrifft er das Hosting und ist es die aktuelle Fassung? Ein Verlauf kann Bestellung, ursprüngliche Rechnung und Korrektur enthalten. Speichern Sie die richtige Datei bei den Unterlagen für diese Firma und Übergabe. Öffnen Sie verdächtige Anhänge nicht allein deshalb, weil sie in den Suchergebnissen erscheinen.
Ohne Anhang an anderer Stelle suchen
Entfernen Sie den Anlagenfilter und lesen Sie die Nachrichten des Anbieters. Eine Benachrichtigung kann auf die Abrechnung im Kundenkonto verweisen. Öffnen Sie die bekannte Website des Dienstes und laden Sie den Beleg dort herunter. Fehlt er auch im Portal, bitten Sie den Anbieter unter Angabe von Kauf und Rechnungsempfänger um eine Kopie. Teilen Sie der Buchhaltung mit, welchen Beleg Sie noch suchen; geben Sie eine Zahlungsbestätigung nicht als Rechnung aus.