Nejdřív ověřte, ve které schránce hledáte
Modelový příklad: v dubnu jste zaplatili hosting, ale fakturu potřebujete pro firmu Alfa. Podívejte se, na kterou adresu je služba registrovaná. Pokud v Outlooku používáte více účtů, vyberte odpovídající schránku a zkontrolujte rozsah hledání. Výsledky omezené na jednu složku neřeknou nic o dokladu uloženém jinde. Začněte názvem dodavatele nebo adresou ze starší faktury.
Zdroj k této části: Microsoft: Hledání pošty a lidí v Outlooku na webu
Přidávejte filtry postupně
V Outlooku na webu a v novém Outlooku použijte možnosti hledání pro odesílatele, datum a zprávy s přílohami. Názvy a umístění ovládacích prvků se podle verze liší. Nejprve omezte hledání na dodavatele, potom zapněte přílohy a nakonec období. V klasickém Outlooku Microsoft uvádí dotaz hasattachments:yes pro zprávy s přílohami. Nepovažujte jej za univerzální návod pro každou verzi aplikace.
U dubnové platby zkuste zahrnout i březen. Filtr data vybírá zprávy podle jejich přijetí, nikoli podle data vystavení faktury nebo platby. Pokud výsledky zmizí, odstraňte poslední podmínku. Omezení na slovo faktura může vyřadit zprávu pojmenovanou třeba vyúčtování.
Zdroj k této části: Microsoft: Hledání zpráv s přílohami podle verze OutlookuMicrosoft: Hledání pošty a lidí v Outlooku na webu
Příloha ještě nemusí být správná faktura
U zprávy, kterou očekáváte od známého dodavatele, zkontrolujte dokument: patří firmě Alfa, odpovídá hostingu a jde o aktuální verzi? V jednom vlákně mohou být objednávka, původní faktura i oprava. Správný soubor uložte do složky pro příslušnou firmu a předání. Podezřelou přílohu neotvírejte jen proto, že se objevila mezi výsledky.
Když příloha nepřišla, změňte místo hledání
Odstraňte filtr příloh a přečtěte zprávy od dodavatele. Oznámení může odkazovat na vyúčtování v zákaznickém účtu. Otevřete známý web služby a doklad stáhněte tam. Pokud chybí i v portálu, požádejte dodavatele o kopii s uvedením nákupu a odběratele. Do zprávy účetní napište konkrétně, který doklad ještě dohledáváte; samotné potvrzení platby za fakturu nevydávejte.