Kontrollera vilken postlåda du söker i
Ett fiktivt exempel: du betalade webbhotell i april och behöver fakturan för företaget Alfa. Kontrollera vilken e-postadress tjänsten är registrerad på. Har du flera Outlook-konton, välj rätt postlåda och kontrollera sökningens omfattning. Resultat från en enda mapp säger inget om dokument som ligger någon annanstans. Börja med leverantören eller avsändaren av en äldre faktura.
Källa för detta avsnitt: Microsoft: Söka efter e-post och personer i Outlook på webben
Lägg till ett filter i taget
I Outlook på webben och nya Outlook finns sökalternativ för avsändare, datum och meddelanden med bilagor. Namn och placering varierar mellan versionerna. Filtrera först på leverantör, sedan bilagor och sist period. För klassiska Outlook anger Microsoft sökningen hasattachments:yes. Utgå inte från att det är samma instruktion för alla versioner.
Ta även med mars när betalningen gjordes i april. Datumfiltret gäller när meddelandet togs emot, inte faktura- eller betalningsdatum. Försvinner resultaten, ta bort det senaste villkoret. En sökning på enbart faktura kan missa ett meddelande med ämnet betalningsöversikt.
Källa för detta avsnitt: Microsoft: Hitta meddelanden med bilagor i olika Outlook-versionerMicrosoft: Söka efter e-post och personer i Outlook på webben
En bilaga är inte alltid rätt faktura
Kontrollera dokumentet i ett väntat meddelande från en känd leverantör: gäller det Alfa, avser det webbhotellet och är det den aktuella versionen? Samma tråd kan innehålla beställning, ursprunglig faktura och rättelse. Spara rätt fil bland dokumenten för det företaget och den överlämningen. Öppna inte en misstänkt bilaga bara för att den finns bland sökresultaten.
Leta på annat håll om bilagan saknas
Ta bort bilagefiltret och läs leverantörens meddelanden. En avisering kan hänvisa till faktureringen i kundkontot. Öppna tjänstens kända webbplats och hämta dokumentet där. Saknas det även i portalen, be om en kopia och ange köp och fakturamottagare. Tala om för redovisningskonsulten vilket dokument du fortfarande letar efter; kalla inte en betalningsbekräftelse för faktura.