Overte, v ktorej schránke hľadáte
Modelový príklad: v apríli ste zaplatili hosting a faktúru potrebujete pre firmu Alfa. Overte adresu, na ktorú je služba registrovaná. Ak v Outlooku používate viac účtov, vyberte zodpovedajúcu schránku a skontrolujte rozsah hľadania. Výsledky obmedzené na jeden priečinok nehovoria nič o doklade uloženom inde. Začnite názvom dodávateľa alebo adresou zo staršej faktúry.
Zdroj k tejto časti: Microsoft: Hľadanie pošty a ľudí v Outlooku na webe
Filtre pridávajte postupne
V Outlooku na webe a v novom Outlooku použite možnosti hľadania podľa odosielateľa, dátumu a príloh. Názvy a umiestnenie ovládania sa líšia podľa verzie. Najprv vyberte dodávateľa, potom prílohy a nakoniec obdobie. Pre klasický Outlook Microsoft uvádza dotaz hasattachments:yes na správy s prílohami. Nepovažujte ho za univerzálny postup pre každú verziu.
Pri aprílovej platbe zahrňte aj marec. Dátumový filter vyberá správy podľa prijatia, nie podľa vystavenia faktúry či platby. Ak výsledky zmiznú, odstráňte poslednú podmienku. Samotné slovo faktúra môže vyradiť správu s predmetom vyúčtovanie.
Zdroj k tejto časti: Microsoft: Hľadanie správ s prílohami podľa verzie OutlookuMicrosoft: Hľadanie pošty a ľudí v Outlooku na webe
Príloha ešte nemusí byť správna faktúra
Pri očakávanej správe od známeho dodávateľa overte dokument: patrí firme Alfa, týka sa hostingu a je to aktuálna verzia? V jednom vlákne môžu byť objednávka, pôvodná faktúra aj oprava. Správny súbor uložte medzi doklady pre danú firmu a odovzdanie. Podozrivú prílohu neotvárajte len preto, že sa objavila vo výsledkoch.
Ak príloha neprišla, hľadajte inde
Odstráňte filter príloh a prečítajte správy dodávateľa. Oznámenie môže odkazovať na vyúčtovanie v zákazníckom účte. Otvorte známy web služby a stiahnite doklad tam. Ak chýba aj v portáli, požiadajte dodávateľa o kópiu a uveďte nákup a odberateľa. Účtovníčke konkrétne napíšte, ktorý doklad ešte hľadáte; potvrdenie platby nevydávajte za faktúru.