Confirme em que caixa está a pesquisar
Exemplo fictício: pagou o alojamento Web em abril e precisa da fatura para a empresa Alfa. Confirme o endereço usado para registar o serviço. Com várias contas no Outlook, escolha a caixa correta e verifique o âmbito da pesquisa. Os resultados de uma só pasta nada dizem sobre documentos noutras pastas. Comece pelo fornecedor ou pelo remetente de uma fatura anterior.
Fonte desta secção: Microsoft: pesquisar correio e pessoas no Outlook na Web
Acrescente um filtro de cada vez
O Outlook na Web e o novo Outlook têm opções de pesquisa por remetente, data e mensagens com anexos. Os nomes e a posição dos controlos variam consoante a versão. Filtre primeiro o fornecedor, depois os anexos e por fim o período. Para o Outlook clássico, a Microsoft indica a pesquisa hasattachments:yes. Não a considere uma instrução universal para todas as versões.
Para um pagamento de abril, inclua também março. O filtro usa a data de receção da mensagem, não a da fatura ou do pagamento. Se os resultados desaparecerem, retire a última condição. Procurar apenas fatura pode excluir uma mensagem com o assunto resumo de faturação.
Fonte desta secção: Microsoft: encontrar mensagens com anexos consoante a versão do OutlookMicrosoft: pesquisar correio e pessoas no Outlook na Web
Um anexo nem sempre é a fatura certa
Numa mensagem esperada de um fornecedor conhecido, confira o documento: é da Alfa, corresponde ao alojamento e é a versão atual? Uma conversa pode conter a encomenda, a fatura original e uma correção. Guarde o ficheiro certo junto dos documentos dessa empresa para entregar. Não abra um anexo suspeito só porque surgiu nos resultados.
Se não veio anexo, procure noutro local
Retire o filtro de anexos e leia as mensagens do fornecedor. Uma notificação pode remeter para a faturação na área de cliente. Abra o site conhecido do serviço e descarregue o documento. Se também faltar no portal, peça uma cópia indicando a compra e o destinatário da fatura. Diga ao contabilista qual o documento que ainda procura; não apresente uma confirmação de pagamento como fatura.