Kolega môže ukladať dohodnuté súbory bez toho, aby prevzal rozhodovanie účtovníčky. Určite presný rozsah: ktorú schránku či zložku kontroluje, kam ukladá PDF a kde zaznamená nejasnosť. Používa vlastný schválený účet, nie zdieľané heslo.
________________________________________________
Pôvodný doklad zachovajte. Ak príde opravená verzia, označte súvislosť s pôvodným súborom; neprepíšte ho potichu. Chýbajúcu alebo neotvoriteľnú prílohu zapíšte. Prípona PDF sama osebe neznamená použiteľný podklad.
________________________________________________
Ešte pred odchodom overte prístup. Kolegyňa pod vlastným účtom uloží do dohodnutej zložky jeden dohodnutý skúšobný súbor; účtovníčka ho otvorí a potvrdí, že je čitateľný. Do odovzdania doplňte obdobie neprítomnosti, meno osoby zbierajúcej doklady a kontakt na dohodnuté zastupovanie. Ak prístup nefunguje, vyriešte oprávnenia so správcom pred dovolenkou; neposielajte si preto heslá.
________________________________________________
Modelový zoznam:
________________________________________________
Zoznam opisuje stav podkladov. Nepotvrdzuje účtovnú správnosť ani vykonanie platby. Rozlišujte prijatý súbor od dokladu, ktorý ešte len očakávate.
Modelová správa: „Počas vášho voľna ukladá kolegyňa nové doklady do dohodnutej zložky. V zozname je dátum prijatia a prípadná nejasnosť. Chýbajúce PDF od dodávateľa B sme vyžiadali vo štvrtok. Novú verziu dokladu od A sme ponechali vedľa pôvodnej; prosíme o posúdenie po návrate.“
________________________________________________
Ak niečo nemôže počkať, dohodnite ešte pred dovolenkou konkrétny postup: koho kontaktovať, s čím a aké podklady poskytnúť. Nie každá nová správa potrebuje označenie urgentné.
________________________________________________