Uma colega pode guardar os ficheiros acordados sem assumir decisões contabilísticas. Defina a caixa de correio ou pasta a consultar, o destino dos PDF e o local onde registar dúvidas. Deve utilizar o seu próprio acesso autorizado, não uma palavra-passe partilhada.
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Conserve o documento original. Se chegar uma versão corrigida, indique a relação com o original em vez de o substituir silenciosamente. Registe anexos em falta ou ficheiros que não abrem. A extensão PDF, por si só, não torna um ficheiro utilizável.
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Verifique os acessos antes das férias. Com a sua própria conta, a colega guarda um ficheiro de teste combinado na pasta partilhada; o contabilista abre-o e confirma que é legível. Acrescente as datas de ausência, o nome de quem recolhe os documentos e o contacto da pessoa acordada para a substituição. Se o acesso falhar, resolva as permissões com o administrador antes das férias, sem partilhar palavras-passe.
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Uma lista fictícia de entrega pode incluir:
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A lista descreve os documentos disponíveis. Não confirma a correção contabilística nem o pagamento. Distinga um ficheiro recebido de um documento ainda esperado.
Mensagem de exemplo: «Durante as suas férias, uma colega guarda os novos documentos na pasta acordada. A lista inclui datas de receção e dúvidas. Pedimos o PDF em falta de B na quinta-feira. A nova versão de A está junto do original para análise no seu regresso.»
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Para o trabalho que não pode esperar, combine antes quem contactar, para que tarefa e com que documentos. Nem todas as mensagens novas são urgentes.
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