Koleżanka może zapisywać uzgodnione pliki bez podejmowania decyzji księgowych. Określ, jaką skrzynkę lub folder sprawdza, gdzie zapisuje PDF-y i gdzie notuje wątpliwości. Powinna korzystać z własnego zatwierdzonego dostępu, nie ze wspólnego hasła.
________________________________________________
Zachowaj oryginał dokumentu. Jeśli przyjdzie poprawiona wersja, oznacz jej powiązanie z oryginałem zamiast bez słowa go nadpisywać. Zapisz brak załącznika lub problem z otwarciem pliku. Rozszerzenie PDF samo nie oznacza użytecznego dokumentu.
________________________________________________
Sprawdź dostęp jeszcze przed urlopem. Koleżanka zapisuje uzgodniony plik testowy we wspólnym folderze, korzystając z własnego konta; księgowa otwiera go i potwierdza, że jest czytelny. Do informacji o przekazaniu dodaj daty nieobecności, nazwisko osoby zbierającej dokumenty i kontakt do uzgodnionego zastępcy. Jeśli dostęp nie działa, wyjaśnij uprawnienia z administratorem przed urlopem; nie wymieniajcie się hasłami.
________________________________________________
Przykładowa, fikcyjna lista przekazania:
________________________________________________
Lista opisuje dostępność dokumentów. Nie potwierdza poprawności księgowej ani zapłaty. Odróżniaj otrzymany plik od dokumentu, na który dopiero czekasz.
Przykładowa wiadomość: „Podczas pani urlopu koleżanka zapisuje nowe dokumenty w ustalonym folderze. Lista zawiera daty otrzymania i pytania. W czwartek poprosiliśmy B o brakujący PDF. Nową wersję od A zachowaliśmy obok oryginału do oceny po pani powrocie”.
________________________________________________
Jeśli zadanie nie może poczekać, wcześniej ustal, z kim się skontaktować, w jakiej sprawie i z jakimi dokumentami. Nie każda nowa wiadomość jest pilna.
________________________________________________