En kollega kan lagre avtalte filer uten å ta regnskapsfaglige beslutninger. Definer hvilken innboks eller mappe som skal sjekkes, hvor PDF-er lagres, og hvor spørsmål noteres. Kollegaen bruker sin egen godkjente tilgang, ikke et delt passord.
________________________________________________
Behold originalbilaget. Hvis en korrigert versjon kommer, marker forbindelsen til originalen i stedet for å overskrive den uten forklaring. Noter manglende vedlegg og filer som ikke kan åpnes. Filendelsen PDF gjør ikke i seg selv et dokument brukbart.
________________________________________________
Sjekk tilgangen før ferien. Kollegene blir enige om en testfil, og den som skal samle bilagene, lagrer den i den delte mappen med sin egen konto. Regnskapsføreren åpner filen og bekrefter at den er lesbar. Ta med fraværsdatoene, navnet på personen som samler bilag, og den avtalte kontaktpersonen for stedfortrederen. Hvis tilgangen ikke virker, avklar rettighetene med administratoren før ferien; ikke del passord.
________________________________________________
En tenkt overleveringsliste:
________________________________________________
Listen beskriver bilagene som finnes. Den bekrefter ikke regnskapsmessig riktighet eller betaling. Skill mottatte filer fra dokumenter dere fortsatt venter på.
Eksempelmelding: «Under ferien din lagrer en kollega nye bilag i avtalt mappe. Listen viser mottaksdatoer og spørsmål. Vi etterspurte B sitt manglende PDF-vedlegg torsdag. A sin nye versjon ligger ved originalen for vurdering når du er tilbake.»
________________________________________________
For arbeid som ikke kan vente, avtal på forhånd hvem dere kontakter, for hvilken oppgave og med hvilke bilag. Ikke alle nye meldinger haster.
________________________________________________