Anfrage zur Prüfung einer Rechnungskorrektur

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Betreff: Anfrage zur Korrektur der Rechnung [Rechnungsnummer]

Guten Tag,
bitte prüfen Sie, ob die Rechnung [Nummer] vom [Datum] für [Dienst] im Konto oder Arbeitsbereich [Kennung] korrigiert werden kann.

Aktuelle Angaben auf der Rechnung: [bisherige Angaben].
Gewünschte Angaben: [neue Angaben].
Es handelt sich um [Tippfehler / neue Anschrift derselben Firma / Wechsel zu einer anderen Firma – bitte erläutern].
Das Rechnungsprofil haben wir am [Datum] geändert, beziehungsweise: [noch nicht geändert].
Zahlungsstatus der Rechnung: [unbezahlt / teilweise bezahlt / bezahlt / unbekannt].

Ist diese Änderung bei dem Dokument möglich? Falls ja, bitten wir um das Verfahren und eine Information, woran wir das Ersatzdokument für die ursprüngliche Rechnung erkennen. Falls nicht, bitten wir um Bestätigung und gegebenenfalls weitere Lösungsmöglichkeiten.
Vielen Dank
[Name]

Übergabenotiz für die Buchhaltung

Tragen Sie den tatsächlichen Bearbeitungsstand und den Zusammenhang zwischen Original und neuen Dokumenten ein.

Ursprüngliche Rechnung: [Nummer und Datum]
Gewünschte Änderung: [bisherige und gewünschte Angaben; Art der Änderung]
Profil geändert am: [Datum / noch nicht geändert]
Anfrage gesendet am: [Datum / noch nicht gesendet]
Vorgangsreferenz: [Nummer oder Link]
Letzte Anbieterantwort: [Datum und kurze Zusammenfassung]
Stand: [Antwort ausstehend / Unterlagen ergänzen / abgelehnt / neues Dokument vom Anbieter ausgestellt]
Beigefügte Original- und neue Dokumente: [Dateinamen und Zusammenhang laut Anbieter]
Noch zu klären: [nächster Schritt und ausführende Person]

Verändern Sie das ursprüngliche PDF nicht so, dass es wie eine berichtigte Rechnung des Anbieters aussieht. Bewahren Sie Originaldatei, Supportantwort und gegebenenfalls ein neu ausgestelltes Dokument auf. Notieren Sie beim neuen Dokument, welche ursprüngliche Rechnung es laut Anbieter ersetzt.
Aktualisieren Sie die Notiz nach der Antwort: Ersatzdokument ausgestellt, Anfrage abgelehnt oder weitere Unterlagen angefordert. Kennzeichnen Sie eine versandte Anfrage nicht als abgeschlossene Korrektur. So erhält die Buchhaltung das Original und einen verständlichen Überblick über offene Punkte. Stimmen Sie die buchhalterische und steuerliche Beurteilung gesondert ab.